ईपीएफ नमुना स्वाक्षरी पत्र स्वरूप आणि नियोक्त्यांसाठी मार्गदर्शक

नमुना स्वाक्षरी पत्र (औपचारिकपणे नमुना स्वाक्षरी कार्ड म्हणून ओळखले जाते) हे नियोक्त्याने कर्मचारी भविष्य निर्वाह निधी संघटनेला (EPFO) सादर केलेले एक महत्त्वाचे अनुपालन दस्तऐवज आहे. ते अधिकृतपणे मालक आणि अधिकृत स्वाक्षरीकर्त्यांची ओळख करून देते ज्यांना कर्मचाऱ्यांचे दावे प्रमाणित करण्याचे, रिटर्नवर स्वाक्षरी करण्याचे आणि आस्थापनेसाठी कायदेशीर अनुपालन हाताळण्याचे अधिकार आहेत.

आधुनिक EPFO ​​प्रणाली ऑनलाइन कामांसाठी डिजिटल स्वाक्षरी प्रमाणपत्रांवर (DSC) मोठ्या प्रमाणात अवलंबून असली तरी, हे भौतिक नमुना स्वाक्षरी कार्ड आवश्यक आहे. कोणत्याही भौतिक पत्रव्यवहार, मॅन्युअल दाव्याचे फॉर्म किंवा कायदेशीर सूचनांवरील स्वाक्षऱ्या पडताळण्यासाठी प्रादेशिक पीएफ आयुक्तांसाठी हे प्राथमिक संदर्भ म्हणून काम करते. फाइलवरील या अद्यतनित रेकॉर्डशिवाय, पीएफ कार्यालय तुमच्या कर्मचाऱ्यांनी सादर केलेले कोणतेही ऑफलाइन अर्ज किंवा भौतिक दावे नाकारेल.

नमुना स्वरूप: ईपीएफ नमुना स्वाक्षरी पत्र

खाली अधिकृत ईपीएफओ नमुना स्वाक्षरी कार्ड वरून थेट घेतलेले मानक मजकूर स्वरूप आहे. तुम्ही ही रचना तुमच्या कंपनीच्या लेटरहेडवर कॉपी करू शकता किंवा तुमचा सध्याचा टेम्पलेट सुसंगत आहे की नाही हे पडताळण्यासाठी वापरू शकता.

कर्मचाऱ्यांच्या प्रदात्या निधी संघटनेकडे नोंदणीसाठी ऑनलाइन अर्जासह अपलोड करण्यासाठी स्वाक्षरी कार्ड निर्दिष्ट करा

(हे कार्ड कर्मचारी पीएफ संघटनेकडे आस्थापनेची नोंदणी करताना आस्थापनेच्या नियोक्त्यांच्या नमुना स्वाक्षरीसाठी आहे)

स्थापनेचे नाव: _________________________________________________________

स्थापनेचा पत्ता: ___________________________________________________________

(कृपया सर्व नियोक्त्यांसाठी आणि अधिकृत स्वाक्षरीकर्त्यांसाठी अपलोड करा)

3. _____________________________

P F ऑफिस वापरासाठी:

कोड क्रमांक वाटप केला: _________________________

टीप: दस्तऐवजाच्या शीर्षकात पाहिल्याप्रमाणे, हे विशिष्ट स्वरूप प्रामुख्याने नोंदणीसाठी ऑनलाइन अर्जादरम्यान अपलोड करण्यासाठी डिझाइन केलेले आहे.

कायदेशीर वैधता

हे पत्र केवळ औपचारिकता नाही; हे कर्मचारी भविष्य निर्वाह निधी आणि विविध तरतुदी कायदा, १९५२ च्या प्रशासकीय तरतुदींनुसार "अधिकाराची सूचना" बंधनकारक म्हणून काम करते.

१. फॉर्म ५अ चा वैधानिक दुवा

कर्मचारी भविष्य निर्वाह निधी योजना, १९५२ च्या परिच्छेद ३६अ अंतर्गत, प्रत्येक नियोक्त्याने प्रादेशिक आयुक्तांना "मालकीचा परतावा" (फॉर्म ५अ) सादर करणे आवश्यक आहे.

• फॉर्म ५अ पीएफ कार्यालयाला मालक/संचालक कोण आहेत हे सांगतो.

• नमुना स्वाक्षरी कार्ड पीएफ कार्यालयाला त्यांच्या स्वाक्षऱ्या कशा दिसतात हे सांगतो.

फॉर्म ५अ हा वैधानिक परतावा असला तरी, नमुना स्वाक्षरी कार्ड हे एक ऑपरेशनल साधन आहे जे फॉर्म ५अ मध्ये दावा केलेल्या अधिकाराची पडताळणी करते.

२. डिजिटल सिग्नेचर (DSC) च्या युगात ते का महत्त्वाचे आहे

तुम्हाला कदाचित आश्चर्य वाटेल की जेव्हा तुम्ही आधीच डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट (DSC) वापरत असता तेव्हा भौतिक स्वाक्षऱ्या का आवश्यक असतात. प्रादेशिक पीएफ आयुक्तांना विशिष्ट "ऑफलाइन" परिस्थितींसाठी हे भौतिक कार्ड आवश्यक असते:

• क्रॉस-व्हेरिफिकेशन: जर दाव्याबाबत कायदेशीर वाद उद्भवला, किंवा एखाद्या कर्मचाऱ्याने फसवणुकीचा आरोप केला, तर पीएफ अंमलबजावणी अधिकारी या भौतिक कार्डविरुद्ध वादग्रस्त दस्तऐवजावरील स्वाक्षरीची क्रॉस-व्हेरिफिकेशन करेल.

• डीएससी अयशस्वी होणे किंवा कालबाह्यता: जर तुमचा डीएससी कालबाह्य झाला किंवा रद्द झाला, आणि तुम्हाला तातडीने भौतिक दावा दाखल करावा लागला (जसे की हस्तांतरण दावा किंवा मृत्यू प्रकरण प्रक्रिया), तर हे कार्ड प्रमाणीकरणाचा प्राथमिक स्रोत बनते.

• कायदेशीर पत्रव्यवहार: कायदेशीर सूचनांना प्रतिसाद देण्यासाठी (उदा., 7A चौकशी) अनेकदा भौतिक स्वाक्षऱ्यांची आवश्यकता असते. जर तुमच्या उत्तरावरील स्वाक्षरी या कार्डशी जुळत नसेल, तर तुमचे सबमिशन अनधिकृत म्हणून दुर्लक्षित केले जाऊ शकते.

---

हा फॉर्म कधी आवश्यक आहे?

बहुतेक दैनंदिन अनुपालन आता डिजिटल असले तरी, EPFO ​​सोबतच्या कंपनीच्या संबंधांच्या जीवनचक्रात विशिष्ट "ट्रिगर इव्हेंट्स" साठी भौतिक नमुना स्वाक्षरी कार्ड ही अनिवार्य आवश्यकता आहे.

१. नवीन नोंदणी (कव्हरेज)

डॉक्युमेंट हेडरमध्ये स्पष्टपणे सांगितल्याप्रमाणे, हे कार्ड "स्थापनेच्या नोंदणीच्या वेळी" आवश्यक आहे. जेव्हा एखादी कंपनी श्रम सुविधा पोर्टल किंवा SPICe+ (नवीन निगमांसाठी) द्वारे नवीन PF कोड क्रमांकासाठी अर्ज करते, तेव्हा सुरुवातीच्या मालक/संचालकांची ओळख सत्यापित करण्यासाठी हे कार्ड अपलोड करणे आवश्यक आहे.

२. व्यवस्थापन किंवा स्वाक्षरीकर्त्यामध्ये बदल

जर संचालक राजीनामा देतात किंवा नवीन अधिकृत स्वाक्षरीकर्ता (जसे की एचआर मॅनेजर) नियुक्त केला जातो, तर त्यांची स्वाक्षरी औपचारिकपणे पीएफ विभागाला सादर केली पाहिजे.

• प्रक्रिया: तुम्ही प्रादेशिक पीएफ आयुक्तांना कव्हर लेटर आणि अपडेटेड फॉर्म 5A (मालकी परतावा) सोबत एक नवीन नमुना स्वाक्षरी कार्ड सादर केले पाहिजे.

• का: याशिवाय, नवीन स्वाक्षरीकर्त्याची डिजिटल स्वाक्षरी (DSC) मंजुरी विनंती नाकारली जाऊ शकते कारण पीएफ डेटाबेस अद्याप त्यांना अधिकृत व्यक्ती म्हणून ओळखत नाही.

३. डीएससीची मुदत संपली किंवा रद्दबातल

जेव्हा अधिकृत स्वाक्षरीकर्ता निघून जातो, तेव्हा त्यांचे डिजिटल स्वाक्षरी प्रमाणपत्र (DSC) रद्द केले पाहिजे. या संक्रमण काळात — किंवा तांत्रिक समस्यांमुळे DSC वापरण्यास अडथळा येत असेल तर — नमुना स्वाक्षरी कार्ड हा फॉलबॅक दस्तऐवज बनतो. नवीन DSC नोंदणी होईपर्यंत ते PF कार्यालयाला भौतिक कागदपत्रे (जसे की मॅन्युअल रिटर्न किंवा कायदेशीर उत्तरे) पडताळण्याची परवानगी देते.

४. बँक KYC आणि वाद निराकरण

ज्या प्रकरणांमध्ये बँक नियोक्त्याला PF-संबंधित दावा (बहुतेकदा जुन्या कर्मचाऱ्यांसाठी किंवा हस्तांतरण विवादांसाठी) प्रमाणित करण्याची आवश्यकता असते, बँक किंवा PF फील्ड अधिकारी अधिकृत PF फाइलमध्ये असलेल्या नमुना स्वाक्षरी कार्डच्या विरोधात दाव्याच्या फॉर्मवरील भौतिक स्वाक्षरीची क्रॉस-व्हेरिफाय करू शकतात.

---

नमुना स्वाक्षरी कार्डचे प्रमुख घटक

तुमचा दस्तऐवज "खाते गट" किंवा PF कार्यालयातील "नोडल ऑफिसर" द्वारे नाकारला जात नाही याची खात्री करण्यासाठी, त्यात हे पाच महत्त्वाचे घटक आहेत याची खात्री करा:

१. स्थापना कोड (पीएफ क्रमांक)

"पीएफ कार्यालयीन वापरासाठी" अंतर्गत कार्डच्या तळाशी स्थित, हे फील्ड महत्वाचे आहे. नवीन नोंदणींसाठी, ते रिक्त सोडले जाऊ शकते (कारण कोड अद्याप वाटप केलेला नाही), परंतु स्वाक्षरीकर्त्यामध्ये बदल विनंत्यांसाठी, तुम्ही कार्ड तुमच्या फाइलशी जोडण्यासाठी तुमचा विद्यमान स्थापना आयडी (उदा. MH/BAN/0012345/000) येथे लिहावा .

2. नाव आणि पदनाम

अधिकृत केलेल्या व्यक्तीचे पूर्ण नाव आणि अधिकृत पदनाम (उदा. "संचालक," "मालक," "व्यवस्थापक") स्पष्टपणे सांगा. हे फॉर्म 5A मध्ये दिलेल्या तपशीलांशी अचूक जुळले पाहिजे.

3. तीन वेगवेगळ्या नमुना स्वाक्षऱ्या

फॉर्ममध्ये प्रत्येक व्यक्तीसाठी स्वाक्षरीचे तीन (३) वेगळे नमुने (१, २ आणि ३ असे लेबल केलेले) आवश्यक आहेत. हे पीएफ अधिकाऱ्याला स्वाक्षरी करणाऱ्याची ओळख पटवण्यास मदत करते जरी त्यांची स्वाक्षरी वेगवेगळ्या दिवशी थोडीशी बदलत असली तरीही.

४. संचालक/मालकाकडून साक्षांकन

जर एखाद्या एचआर मॅनेजरला अधिकृत केले जात असेल, तर अधिकार सोपवण्यासाठी त्यांच्या स्वाक्षरी कार्डवर सामान्यतः प्राथमिक नियोक्त्याने (मालक किंवा संचालक) प्रतिस्वाक्षरी करणे आवश्यक आहे.

५. कंपनी सील

"आस्थापनेचा पत्ता" विभाग आणि स्वाक्षरी ब्लॉकवर अधिकृत कंपनी सील (गोलाकार स्टॅम्प) असा शिक्का मारला पाहिजे. कंपनीच्या शिक्काशिवाय स्वाक्षरी बहुतेकदा अधिकृत फाइलिंगसाठी अवैध मानली जाते.

---

चरण-दर-चरण सूचना

प्रादेशिक पीएफ आयुक्तांनी तुमचे नमुना स्वाक्षरी कार्ड आक्षेपाशिवाय स्वीकारले आहे याची खात्री करण्यासाठी या अचूक प्रोटोकॉलचे अनुसरण करा.

१. लेटरहेडवरील मसुदा

दिलेला कागदपत्र "कार्ड" स्वरूपाचा असला तरी, सर्वोत्तम पद्धतीनुसार स्वतंत्र सबमिशनसाठी (प्रारंभिक SPICe+ नोंदणीच्या बाहेर), ही सामग्री तुमच्या अधिकृत कंपनीच्या लेटरहेडवर छापली पाहिजे.

• का: हे प्रामाणिकपणाचा अतिरिक्त स्तर जोडते आणि "स्थापनेचे नाव" आणि "पत्ता" तुमच्या अधिकृत स्टेशनरीशी जुळत असल्याची खात्री करते.

• टीप: OLRE पोर्टलद्वारे ऑनलाइन सबमिट करत असल्यास, तुम्ही जनरेट केलेली PDF प्रिंट करू शकता, परंतु कंपनीचा सील स्पष्टपणे चिकटलेला असल्याची खात्री करा.

२. तपशील पडताळून पहा

प्रिंट करण्यापूर्वी, तळाशी असलेला कोड नंबर वाटप केलेला विभाग तीनदा तपासा.

• नवीन नोंदणींसाठी: जर तुम्हाला अद्याप कोड मिळाला नसेल तर हे रिक्त सोडा.

• विद्यमान कंपन्यांसाठी: तुम्ही पूर्ण अल्फा-न्यूमेरिक स्थापना कोड (उदा., MH/BAN/0012345/000) स्पष्टपणे लिहावा. पीएफ कार्यालयात कागदपत्रे चुकीच्या ठिकाणी ठेवण्याचे #1 कारण गहाळ कोड आहे.

3. साइन इन करा काळ्या शाईचा पेन

• नियम: सर्व स्वाक्षरीकर्त्यांनी काळ्या शाईच्या पेनचा वापर करून स्वाक्षरी करावी.

• कारण: हे कार्ड EPFO ​​च्या डिजिटल रिपॉझिटरीमध्ये स्कॅन केले जातात. स्कॅनिंग दरम्यान निळी किंवा जेल शाई अनेकदा प्रकाश फिकट करते किंवा परावर्तित करते, ज्यामुळे "अयोग्य स्वाक्षरी" नाकारली जाते.

• प्लेसमेंट: तीन (३) नमुना स्वाक्षरी दिलेल्या आडव्या रेषांमध्येच राहतील याची खात्री करा. मजकूर किंवा रेषांना स्पर्श करणाऱ्या स्वाक्षऱ्या पडताळणी त्रुटी निर्माण करू शकतात.

४. ओळखीचा पुरावा जोडा

फक्त स्वाक्षरी पुरेशी नाही; तुम्हाला स्वाक्षरी करणारा अस्तित्वात आहे हे सिद्ध करावे लागेल.

• अनिवार्य: अधिकृत स्वाक्षरीकर्त्याच्या पॅन कार्ड किंवा आधार कार्डची स्व-प्रमाणित प्रत जोडा.

• जुळणी तपासणी: स्व-प्रमाणित ओळखपत्रावरील स्वाक्षरी कार्डवर दिलेल्या तीन नमुन्यांपैकी किमान एकाशी जुळत असल्याची खात्री करा.

५. RPFC कडे सबमिट करा

• डुप्लिकेट नियम: नेहमी या दस्तऐवजाचे दोन (२) मूळ संच तयार करा.

• सबमिशन: तुमच्या अधिकारक्षेत्रातील प्रादेशिक पीएफ कमिशनर (RPFC) कार्यालयाच्या "आवर्तन विभाग" ला भेट द्या.

• पोचपावती: एक प्रत अधिकाऱ्याकडे सबमिट करा आणि दुसरी प्रत स्टँप केलेले आणि तारीख असलेले पावती म्हणून (प्राप्त करणे) मिळवा. ही पोचपावती तुमच्या वैधानिक अनुपालन रजिस्टरमध्ये सुरक्षितपणे दाखल करा; भविष्यातील वादांच्या बाबतीत हा तुमचा सादरीकरणाचा पुरावा आहे.

---

सामान्य नकार कारणे

तुमच्या अनुपालनामध्ये किंवा दाव्याच्या निपटारामध्ये विलंब टाळण्यासाठी, प्रादेशिक पीएफ आयुक्तांकडून नमुना स्वाक्षरी कार्ड नाकारण्यास कारणीभूत ठरणाऱ्या वारंवार चुका तुम्ही करत नाही याची खात्री करा.

१. स्वाक्षरी आयडी पुराव्याशी जुळत नाही

• समस्या: कार्डवरील स्वाक्षरी संलग्न स्व-प्रमाणित आयडी पुराव्यावरील (पॅन/आधार) स्वाक्षरीपेक्षा लक्षणीयरीत्या वेगळी आहे.

• निराकरण: स्वाक्षरीकर्त्याने त्यांच्या अधिकृत ओळखपत्राशी सुसंगत पद्धतीने कार्डवर स्वाक्षरी केली आहे याची खात्री करा. जर त्यांची स्वाक्षरी विकसित झाली असेल, तर त्यांनी प्रथम त्यांचा ओळखपत्र पुरावा अपडेट करावा किंवा बदल स्पष्ट करणारे प्रतिज्ञापत्र द्यावे.

२. अधिकृत लेटरहेडवर छापलेले पत्र नाही

• समस्या: साध्या पांढऱ्या कागदावर (सुरुवातीच्या ऑनलाइन नोंदणी वगळता) कार्ड सबमिट केल्याने अनेकदा स्थापित कंपन्यांना नकार मिळतो.

• समाधान: कंपनीच्या अधिकृत लेटरहेडवर नेहमीच लोगो आणि नोंदणीकृत पत्ता स्पष्टपणे दिसणारा मजकूर छापा.

३. स्थापना शिक्का (रबर स्टॅम्प) गहाळ आहे

• समस्या: स्वाक्षरी ब्लॉकवर स्वाक्षरी केलेली आहे परंतु कंपनीच्या अधिकृत गोल शिक्काने स्टॅम्प केलेली नाही.

• समाधान: प्रत्येक अधिकृत स्वाक्षरीकर्त्याच्या ब्लॉकवर कंपनीचा शिक्का चिकटलेला असणे आवश्यक आहे. सील नसलेली स्वाक्षरी ही कंपनीची अधिकृत अधिकृतता नसून वैयक्तिक क्षमतेची स्वाक्षरी मानली जाते.

४. एकाच वेळी फॉर्म ५अ ऑनलाइन अपडेट करण्यात अयशस्वी

• समस्या: तुम्ही पीएफ कार्यालयात भौतिक कार्ड सबमिट करता, परंतु ऑनलाइन पोर्टलमधील "मालकी परतावा" (फॉर्म ५अ) मध्ये अजूनही जुन्या संचालक/स्वाक्षरीकर्त्यांची यादी असते.

• निराकरण: ही दोन-चरणांची प्रक्रिया आहे. प्रथम, नवीन स्वाक्षरीकर्ता जोडण्यासाठी फॉर्म ५अ ऑनलाइन अपडेट करा. नंतर, त्या ऑनलाइन नोंदीची पडताळणी करण्यासाठी भौतिक नमुना स्वाक्षरी कार्ड सबमिट करा. भौतिक कार्ड आणि ऑनलाइन डेटाबेस एकमेकांना प्रतिबिंबित करणे आवश्यक आहे.

५. अयोग्य किंवा अयोग्य शाई

• समस्या: निळ्या शाईचा वापर, डाग असलेले जेल पेन वापरणे किंवा नियुक्त केलेल्या बॉक्सच्या बाहेर स्वाक्षरी करणे.

• निराकरण: नेहमी काळा बॉलपॉइंट पेन वापरा. ​​ते स्पष्टपणे स्कॅन करते आणि डाग पडत नाही. तीन नमुना स्वाक्षऱ्या एकमेकांना किंवा सीमा रेषांना स्पर्श करत नाहीत याची खात्री करा.

---

वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

प्रश्न १. जर माझ्याकडे डिजिटल स्वाक्षरी (DSC) असेल तर हे पत्र अनिवार्य आहे का?

हो. DSC असतानाही, हे भौतिक कार्ड आवश्यक आहे. सुरुवातीच्या नोंदणी दरम्यान ते DSC धारकाची ओळख सत्यापित करते आणि DSC अयशस्वी झाल्यास, कायदेशीर सूचना (7A चौकशी) किंवा ऑफलाइन दाव्याच्या प्रक्रियेत मॅन्युअल स्वाक्षऱ्या पडताळण्यासाठी PF आयुक्तांसाठी अनिवार्य कायदेशीर बॅकअप म्हणून काम करते.

प्रश्न २. मी हे पत्र ऑनलाइन सबमिट करू शकतो का?

ते अवलंबून आहे. नवीन नोंदणींसाठी, तुम्ही ते श्रम सुविधा/OLRE पोर्टलद्वारे स्कॅन करून अपलोड करावे. स्वाक्षरी बदलणाऱ्या विद्यमान कंपन्यांसाठी, ही एक संकरित प्रक्रिया आहे: विनंती सुरू करण्यासाठी तुम्ही स्कॅन ऑनलाइन अपलोड करावे आणि अपडेट अंतिम करण्यासाठी प्रादेशिक PF कार्यालयात भौतिक हार्ड कॉपी (डुप्लिकेटमध्ये) सबमिट करावी.

प्रश्न ३. नमुना स्वाक्षरी कोण प्रमाणित करू शकते?

प्रथम नियोक्त्याने (मालक, संचालक किंवा व्यवस्थापकीय भागीदार) प्रमाणित केले पाहिजे. जर मालक/संचालक स्वतः अधिकृत स्वाक्षरीकर्ता असतील, तर त्यांनी "स्वाक्षरीकर्ता" म्हणून स्वाक्षरी करावी आणि दस्तऐवजाचे स्व-प्रमाणीकरण करण्यासाठी "नियोक्ता" विभागावर शिक्का/स्वाक्षरी देखील करावी.

प्रश्न ४. या पत्रासोबत कोणते कागदपत्रे असणे आवश्यक आहे?

तुम्हाला तीन गोष्टी जोडाव्या लागतील:

1. कंपनीच्या लेटरहेडवर एक कव्हरिंग लेटर.

2. अपडेट केलेल्या फॉर्म ५अ (मालकीचा परतावा) ची प्रत.

3. नवीन स्वाक्षरीकर्त्याच्या पॅन आणि आधार कार्डच्या स्व-प्रमाणित प्रती.

प्रश्न ५. पीएफ कार्यालयाला स्वाक्षरी अपडेट करण्यासाठी किती वेळ लागतो?

सामान्यत: प्रादेशिक पीएफ कार्यालयाच्या "इनवर्ड सेक्शन" मध्ये तुम्ही भौतिक कागदपत्रे सबमिट केल्याच्या तारखेपासून १५ कामकाजाचे दिवस.