ईपीएफ नमूना हस्ताक्षर पत्र प्रारूप और नियोक्ताओं के लिए मार्गदर्शिका

नमूना हस्ताक्षर पत्र (जिसे औपचारिक रूप से नमूना हस्ताक्षर कार्ड के रूप में जाना जाता है) एक महत्वपूर्ण अनुपालन दस्तावेज है जिसे नियोक्ता कर्मचारी भविष्य निधि संगठन (ईपीएफओ) को प्रस्तुत करता है। यह आधिकारिक तौर पर मालिकों और अधिकृत हस्ताक्षरकर्ताओं का परिचय देता है जो कर्मचारी दावों को प्रमाणित करने, रिटर्न पर हस्ताक्षर करने और प्रतिष्ठान के लिए कानूनी अनुपालन संभालने के लिए अधिकृत हैं। आधुनिक ईपीएफओ प्रणाली ऑनलाइन कार्यों के लिए डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्रों (डीएससी) पर काफी हद तक निर्भर करती है, फिर भी यह भौतिक नमूना हस्ताक्षर कार्ड आवश्यक बना हुआ है। यह क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त के लिए किसी भी भौतिक पत्राचार, मैनुअल दावा प्रपत्र या कानूनी नोटिस पर हस्ताक्षरों को सत्यापित करने के लिए प्राथमिक संदर्भ के रूप में कार्य करता है। इस अद्यतन रिकॉर्ड के बिना, पीएफ कार्यालय आपके कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत किसी भी ऑफलाइन आवेदन या भौतिक दावे को अस्वीकार कर देगा। नमूना प्रारूप: ईपीएफ नमूना हस्ताक्षर पत्र नीचे आधिकारिक ईपीएफओ नमूना हस्ताक्षर कार्ड से लिया गया मानक पाठ प्रारूप दिया गया है। आप इस संरचना को अपनी कंपनी के लेटरहेड पर कॉपी कर सकते हैं या इसका उपयोग यह सत्यापित करने के लिए कर सकते हैं कि आपका वर्तमान टेम्पलेट नियमों के अनुरूप है या नहीं।

कर्मचारी भविष्य निधि संगठन में पंजीकरण के लिए ऑनलाइन आवेदन के साथ अपलोड करने हेतु नमूना हस्ताक्षर कार्ड

(यह कार्ड कर्मचारी भविष्य निधि संगठन में प्रतिष्ठान के पंजीकरण के समय प्रतिष्ठान के नियोक्ताओं के नमूना हस्ताक्षर के लिए है)

प्रतिष्ठान का नाम: _______________________________________________________

प्रतिष्ठान का पता: ____________________________________________________

(कृपया सभी नियोक्ताओं और यदि कोई अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता हो तो उनके हस्ताक्षर अपलोड करें)

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नियोक्ता/हस्ताक्षरकर्ता 3

नियोक्ता / हस्ताक्षरकर्ता 1	नियोक्ता / हस्ताक्षरकर्ता 2
नाम: _______________________	नाम: _______________________
पदनाम: __________________	पदनाम: __________________
नमूना हस्ताक्षर:	नमूना हस्ताक्षर:
_____________________________	_____________________________
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नियोक्ता / हस्ताक्षरकर्ता 4
नाम: _______________________	नाम: _______________________
पदनाम: __________________	पदनाम: __________________
नमूना हस्ताक्षर:	नमूना हस्ताक्षर:
_____________________________	_____________________________
_____________________________	_____________________________
_____________________________	_____________________________

पीएफ कार्यालय उपयोग के लिए:

आवंटित कोड संख्या: _______________________

नोट:जैसा कि दस्तावेज़ के शीर्षक में देखा गया है, यह विशिष्ट प्रारूप मुख्य रूप से पंजीकरण के लिए ऑनलाइन आवेदन के दौरान अपलोड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

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कानूनी वैधता

यह पत्र केवल एक औपचारिकता नहीं है; यह कर्मचारी भविष्य निधि और विविध प्रावधान अधिनियम, 1952 के प्रशासनिक प्रावधानों के तहत बाध्यकारी "प्राधिकरण की सूचना" के रूप में कार्य करता है।

1. फॉर्म 5A से संबंधित वैधानिक जानकारी

कर्मचारी भविष्य निधि योजना, 1952 के अनुच्छेद 36A के तहत, प्रत्येक नियोक्ता को क्षेत्रीय आयुक्त को "स्वामित्व विवरण" (फॉर्म 5A) प्रस्तुत करना अनिवार्य है।

• फॉर्म 5A भविष्य निधि कार्यालय को बताता है कि मालिक/निदेशक कौन हैं।

• नमूना हस्ताक्षर कार्ड भविष्य निधि कार्यालय को बताता है कि उनके हस्ताक्षर कैसे दिखते हैं।

जबकि फॉर्म 5A वैधानिक विवरण है, नमूना हस्ताक्षर कार्ड वह परिचालन उपकरण है जो फॉर्म में दावा किए गए अधिकार को मान्य करता है।

5ए.

2. डिजिटल हस्ताक्षर (डीएससी) के युग में यह क्यों महत्वपूर्ण है

आप सोच रहे होंगे कि जब आप पहले से ही डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र (डीएससी) का उपयोग कर रहे हैं तो भौतिक हस्ताक्षरों की आवश्यकता क्यों है।

क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त को विशिष्ट "ऑफ़लाइन" स्थितियों के लिए इस भौतिक कार्ड की आवश्यकता होती है:

• सत्यापन: यदि किसी दावे के संबंध में कोई कानूनी विवाद उत्पन्न होता है, या यदि कोई कर्मचारी धोखाधड़ी का आरोप लगाता है, तो पीएफ प्रवर्तन अधिकारी विवादित दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर का इस भौतिक कार्ड से मिलान करेगा।

• डीएससी की विफलता या समाप्ति: यदि आपका डीएससी समाप्त हो जाता है या रद्द कर दिया जाता है, और आपको तत्काल भौतिक दावा (जैसे स्थानांतरण दावा या मृत्यु मामले की प्रक्रिया) दाखिल करने की आवश्यकता है, तो यह कार्ड प्रमाणीकरण का प्राथमिक स्रोत बन जाता है।

• कानूनी पत्राचार: कानूनी नोटिसों (जैसे, 7ए पूछताछ) के जवाब में अक्सर भौतिक हस्ताक्षरों की आवश्यकता होती है। यदि आपके उत्तर पर हस्ताक्षर इस कार्ड से मेल नहीं खाते हैं, तो आपका आवेदन अनधिकृत मानकर अस्वीकार किया जा सकता है।

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यह फॉर्म कब आवश्यक है?

हालांकि अधिकांश दैनिक अनुपालन अब डिजिटल है, फिर भी EPFO ​​के साथ कंपनी के संबंध के जीवनचक्र में विशिष्ट "ट्रिगर घटनाओं" के लिए भौतिक नमूना हस्ताक्षर कार्ड एक अनिवार्य आवश्यकता बनी हुई है।

1. नया पंजीकरण (कवरेज)

जैसा कि दस्तावेज़ के शीर्षक में स्पष्ट रूप से कहा गया है, यह कार्ड "संस्थान के पंजीकरण के समय" आवश्यक है। जब कोई कंपनी श्रम सुविधा पोर्टल या SPICe+ (नए निगमों के लिए) के माध्यम से नए PF कोड नंबर के लिए आवेदन करती है, तो प्रारंभिक मालिकों/निदेशकों की पहचान सत्यापित करने के लिए इस कार्ड को अपलोड करना आवश्यक है।

2. प्रबंधन या हस्ताक्षरकर्ता में परिवर्तन

यदि कोई निदेशक इस्तीफा देता है या किसी नए अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता (जैसे मानव संसाधन प्रबंधक) की नियुक्ति होती है, तो उनके हस्ताक्षर को औपचारिक रूप से पीएफ विभाग में दर्ज कराना आवश्यक है।

• प्रक्रिया: आपको क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त को एक नया नमूना हस्ताक्षर कार्ड, एक कवर लेटर और एक अद्यतन फॉर्म 5ए (स्वामित्व वापसी) जमा करना होगा।

• कारण: इसके बिना, नए हस्ताक्षरकर्ता के डिजिटल हस्ताक्षर (डीएससी) अनुमोदन अनुरोध को अस्वीकार किया जा सकता है क्योंकि पीएफ डेटाबेस अभी तक उन्हें अधिकृत व्यक्ति के रूप में मान्यता नहीं देता है।

3. डीएससी की समाप्ति या निरस्तीकरण

जब कोई अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता पद छोड़ता है, तो उसका डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र (डीएससी) निरस्त किया जाना चाहिए।

इस संक्रमणकालीन अवधि के दौरान—या यदि तकनीकी समस्याओं के कारण डीएससी का उपयोग संभव न हो—तो नमूना हस्ताक्षर कार्ड बैकअप दस्तावेज़ बन जाता है। यह पीएफ कार्यालय को नए डीएससी के पंजीकरण तक भौतिक दस्तावेजों (जैसे मैन्युअल रिटर्न या कानूनी उत्तर) को सत्यापित करने की अनुमति देता है।

4. बैंक केवाईसी और विवाद समाधान

उन मामलों में जहां बैंक को नियोक्ता से पीएफ से संबंधित दावे को सत्यापित करने की आवश्यकता होती है (अक्सर पुराने कर्मचारियों या स्थानांतरण विवादों के लिए), बैंक या पीएफ फील्ड अधिकारी आधिकारिक पीएफ फाइल में रखे गए नमूना हस्ताक्षर कार्ड के साथ दावा फॉर्म पर भौतिक हस्ताक्षर का मिलान कर सकते हैं।

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नमूना हस्ताक्षर कार्ड के मुख्य घटक

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका दस्तावेज़ पीएफ कार्यालय में "खाता समूह" या "नोडल अधिकारी" द्वारा अस्वीकृत न हो, सुनिश्चित करें कि इसमें ये पांच महत्वपूर्ण तत्व शामिल हैं:

1. प्रतिष्ठान कोड (पीएफ नंबर)

कार्ड के निचले भाग में "पीएफ कार्यालय उपयोग के लिए" के अंतर्गत स्थित यह फ़ील्ड महत्वपूर्ण है। नए पंजीकरणों के लिए, इसे खाली छोड़ा जा सकता है (क्योंकि कोड अभी तक आवंटित नहीं किया गया है), लेकिन हस्ताक्षरकर्ता में परिवर्तन के अनुरोधों के लिए, आपको कार्ड को अपनी फ़ाइल से जोड़ने के लिए यहां अपना मौजूदा प्रतिष्ठान आईडी (उदाहरण के लिए, MH/BAN/0012345/000) लिखना होगा।

2. नाम और पदनाम

अधिकृत किए जा रहे व्यक्ति का पूरा नाम और आधिकारिक पदनाम (उदाहरण के लिए, "निदेशक," "मालिक," "प्रबंधक") स्पष्ट रूप से लिखें। यह फॉर्म 5ए में दिए गए विवरण से बिल्कुल मेल खाना चाहिए।

3. तीन विशिष्ट नमूना हस्ताक्षर

इस फॉर्म में प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर के तीन (3) अलग-अलग नमूने (जिन पर 1, 2 और 3 अंकित हैं) आवश्यक हैं। इससे पीएफ अधिकारी को हस्ताक्षरकर्ता की पहचान करने में मदद मिलती है, भले ही अलग-अलग दिनों में उनके हस्ताक्षर में थोड़ा अंतर हो।

4. निदेशक/मालिक द्वारा सत्यापन

यदि किसी मानव संसाधन प्रबंधक को अधिकृत किया जा रहा है, तो उनके हस्ताक्षर कार्ड पर आमतौर पर प्राथमिक नियोक्ता (मालिक या निदेशक) द्वारा प्रतिहस्ताक्षर किए जाने की आवश्यकता होती है ताकि अधिकार के प्रत्यायोजन को मान्य किया जा सके।

5. कंपनी की मुहर

"प्रतिष्ठान का पता" अनुभाग और हस्ताक्षर ब्लॉक पर आधिकारिक कंपनी की मुहर (गोल मुहर) लगी होनी चाहिए।

कंपनी की मुहर के बिना हस्ताक्षर को अक्सर आधिकारिक फाइलिंग के लिए अमान्य माना जाता है।

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चरण-दर-चरण निर्देश

क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त द्वारा आपके नमूना हस्ताक्षर कार्ड को बिना किसी आपत्ति के स्वीकार किए जाने के लिए इस सटीक प्रोटोकॉल का पालन करें।

1. लेटरहेड पर ड्राफ्ट

हालांकि दिया गया दस्तावेज़ "कार्ड" प्रारूप में है, लेकिन सर्वोत्तम अभ्यास यह कहता है कि अकेले जमा करने के लिए (प्रारंभिक SPICe+ पंजीकरण के बाहर), इस सामग्री को आपके आधिकारिक कंपनी लेटरहेड पर प्रिंट किया जाना चाहिए।

• क्यों: यह प्रामाणिकता की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है और सुनिश्चित करता है कि "संस्थान का नाम" और "पता" आपके आधिकारिक लेटरहेड से मेल खाते हैं।

• नोट: यदि OLRE पोर्टल के माध्यम से ऑनलाइन जमा कर रहे हैं, तो आप जेनरेटेड PDF प्रिंट कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि कंपनी की मुहर स्पष्ट रूप से लगी हो।

2. विवरण सत्यापित करें

प्रिंट करने से पहले, नीचे दिए गए आवंटित कोड संख्या अनुभाग को तीन बार जांच लें।

• नए पंजीकरणों के लिए: यदि आपको अभी तक कोड प्राप्त नहीं हुआ है, तो इसे खाली छोड़ दें।

• मौजूदा कंपनियों के लिए: आपको पूरा अल्फा-न्यूमेरिक प्रतिष्ठान कोड (उदाहरण के लिए, MH/BAN/0012345/000) स्पष्ट रूप से लिखना होगा। कोड का न होना पीएफ कार्यालय में दस्तावेज़ गुम होने का सबसे बड़ा कारण है।

3. काली स्याही से हस्ताक्षर करें

• नियम: सभी हस्ताक्षरकर्ताओं को काली स्याही वाले पेन से हस्ताक्षर करने होंगे।

• कारण: इन कार्डों को EPFO ​​के डिजिटल भंडार में स्कैन किया जाता है। स्कैनिंग के दौरान नीली या जेल स्याही अक्सर फीकी पड़ जाती है या प्रकाश परावर्तित करती है, जिससे "अस्पष्ट हस्ताक्षर" के कारण हस्ताक्षर अस्वीकृत हो जाते हैं।

• स्थान: सुनिश्चित करें कि तीन (3) नमूना हस्ताक्षर दी गई क्षैतिज रेखाओं के भीतर ही रहें। हस्ताक्षर पाठ या रेखाओं को छूने से सत्यापन में त्रुटि हो सकती है।

4. पहचान का प्रमाण संलग्न करें

केवल हस्ताक्षर पर्याप्त नहीं हैं; आपको हस्ताक्षरकर्ता के अस्तित्व को सिद्ध करना होगा।

• अनिवार्य: अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता के पैन कार्ड या आधार कार्ड की स्व-सत्यापित प्रति संलग्न करें।

• मिलान जाँच: सुनिश्चित करें कि स्व-सत्यापित पहचान पत्र पर हस्ताक्षर कार्ड पर दिए गए तीन नमूनों में से कम से कम एक से मेल खाते हों।

5. आरपीएफसी को जमा करें

• डुप्लिकेट नियम: इस दस्तावेज़ की हमेशा दो (2) मूल प्रतियां तैयार रखें।

• जमा करना: अपने अधिकार क्षेत्र के क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त (आरपीएफसी) कार्यालय के "इनवर्ड सेक्शन" में जाएं।

• पावती: अधिकारी को एक प्रति जमा करें और दूसरी प्रति पर पावती (प्राप्ति) के रूप में मुहर और तिथि लगवाएं। इस पावती प्रति को अपने वैधानिक अनुपालन रजिस्टर में सुरक्षित रूप से रखें; भविष्य में किसी भी विवाद की स्थिति में यह आपके द्वारा जमा किए गए दस्तावेज़ का प्रमाण है।

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अस्वीकृति के सामान्य कारण

अपने अनुपालन या दावे के निपटान में देरी से बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप उन सामान्य त्रुटियों को न करें जिनके कारण क्षेत्रीय पीएफ आयुक्त द्वारा नमूना हस्ताक्षर कार्ड अस्वीकृत कर दिया जाता है।

1. पहचान पत्र से हस्ताक्षर का मेल न खाना

• समस्या: कार्ड पर हस्ताक्षर संलग्न स्व-सत्यापित पहचान पत्र (पैन/आधार) पर हस्ताक्षर से काफी भिन्न हैं।

• समाधान: सुनिश्चित करें कि हस्ताक्षरकर्ता कार्ड पर अपने आधिकारिक पहचान पत्र के अनुरूप हस्ताक्षर करें। यदि उनके हस्ताक्षर में बदलाव आया है, तो उन्हें पहले अपना पहचान पत्र अपडेट करना चाहिए या बदलाव का स्पष्टीकरण देते हुए एक हलफनामा प्रस्तुत करना चाहिए।

2. आधिकारिक लेटरहेड पर मुद्रित न किया गया पत्र

• समस्या: सादे सफेद कागज पर कार्ड जमा करने से (प्रारंभिक ऑनलाइन पंजीकरण को छोड़कर) स्थापित कंपनियों के आवेदन अक्सर अस्वीकृत हो जाते हैं।

• समाधान: सामग्री को हमेशा कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर लोगो और पंजीकृत पते के साथ स्पष्ट रूप से मुद्रित करें।

3. प्रतिष्ठान की मुहर (रबर स्टैम्प) गायब है

• समस्या: हस्ताक्षर ब्लॉक पर हस्ताक्षर तो हैं, लेकिन कंपनी की आधिकारिक गोल मुहर नहीं लगी है।

• समाधान: प्रत्येक अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता के ब्लॉक पर कंपनी की मुहर लगी होनी चाहिए। बिना मुहर के हस्ताक्षर को व्यक्तिगत क्षमता का हस्ताक्षर माना जाता है, न कि कंपनी का आधिकारिक प्राधिकरण।

4. फॉर्म 5A को ऑनलाइन अपडेट करने में विफलता

• समस्या: आप पीएफ कार्यालय में भौतिक कार्ड जमा करते हैं, लेकिन ऑनलाइन पोर्टल में "स्वामित्व वापसी" (फॉर्म 5A) में अभी भी पुराने निदेशक/हस्ताक्षरकर्ता सूचीबद्ध हैं।

• समाधान: यह दो चरणों वाली प्रक्रिया है। सबसे पहले, नए हस्ताक्षरकर्ता को जोड़ने के लिए फॉर्म 5A को ऑनलाइन अपडेट करें। फिर, उस ऑनलाइन प्रविष्टि को सत्यापित करने के लिए भौतिक नमूना हस्ताक्षर कार्ड जमा करें। भौतिक कार्ड और ऑनलाइन डेटाबेस एक दूसरे के समान होने चाहिए।

5. अस्पष्ट या गलत स्याही

• समस्या: नीली स्याही, फैलने वाले जेल पेन, या निर्धारित बॉक्स के बाहर हस्ताक्षर करना।

• समाधान: हमेशा काले बॉलपॉइंट पेन का प्रयोग करें। यह स्पष्ट रूप से स्कैन होता है और फैलता नहीं है। सुनिश्चित करें कि तीनों नमूना हस्ताक्षर एक दूसरे को या बॉर्डर लाइन को न छुएं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न 1. यदि मेरे पास डिजिटल हस्ताक्षर (DSC) है तो क्या यह पत्र अनिवार्य है?

हाँ। DSC होने पर भी, यह भौतिक कार्ड आवश्यक है।

यह प्रारंभिक पंजीकरण के दौरान डीएससी धारक की पहचान को सत्यापित करता है और डीएससी के विफल होने, कानूनी नोटिस (7ए पूछताछ) या ऑफ़लाइन दावा प्रसंस्करण के मामले में पीएफ आयुक्त के लिए मैन्युअल हस्ताक्षरों को सत्यापित करने हेतु एक अनिवार्य कानूनी बैकअप के रूप में कार्य करता है।

प्रश्न 2. क्या मैं यह पत्र ऑनलाइन जमा कर सकता/सकती हूँ?

यह निर्भर करता है। नए पंजीकरणों के लिए, आपको इसे स्कैन करके श्रम सुविधा/ओएलआरई पोर्टल के माध्यम से अपलोड करना होगा। हस्ताक्षरकर्ताओं को बदलने वाली मौजूदा कंपनियों के लिए, यह एक मिश्रित प्रक्रिया है: आपको अनुरोध शुरू करने के लिए स्कैन को ऑनलाइन अपलोड करना होगा और अद्यतन को अंतिम रूप देने के लिए क्षेत्रीय पीएफ कार्यालय में भौतिक हार्ड कॉपी (दो प्रतियों में) जमा करनी होगी।

प्रश्न 3. नमूना हस्ताक्षर कौन सत्यापित कर सकता है?

इसे प्राथमिक नियोक्ता (मालिक, निदेशक या प्रबंध भागीदार) द्वारा सत्यापित किया जाना चाहिए।

यदि मालिक/निदेशक स्वयं अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता हैं, तो उन्हें "हस्ताक्षरकर्ता" के रूप में हस्ताक्षर करने होंगे और दस्तावेज़ को स्व-सत्यापित करने के लिए "नियोक्ता" अनुभाग पर मुहर/हस्ताक्षर भी करने होंगे।

प्रश्न 4. इस पत्र के साथ कौन से दस्तावेज़ संलग्न होने चाहिए?

आपको तीन चीजें संलग्न करनी होंगी:

1. कंपनी के लेटरहेड पर एक कवर लेटर।

2. अद्यतन फॉर्म 5ए (स्वामित्व विवरण) की एक प्रति।

3. नए हस्ताक्षरकर्ता के पैन और आधार कार्ड की स्व-सत्यापित प्रतियां।

प्रश्न 5. पीएफ कार्यालय द्वारा हस्ताक्षर अपडेट करने में कितना समय लगता है?

क्षेत्रीय पीएफ कार्यालय के "इनवर्ड सेक्शन" में भौतिक दस्तावेज़ जमा करने की तिथि से आमतौर पर 15 कार्यदिवस लगते हैं।