संचार और सॉफ्ट स्किल्स को बेहतर बनाने में प्रभावी

जबकि संचार केवल प्रथम पक्ष (प्रेषक) से दूसरे पक्ष (प्राप्तकर्ता) तक सूचना का प्रवाह है, भले ही प्राप्तकर्ता ने संदेश को सही ढंग से समझा हो या नहीं, प्रभावी संचार सूचना का प्रवाह है, उसी तरह, जिस तरह से प्रेषक ऐसा करना चाहता है। संचार में सिर्फ़ शब्दों से ज़्यादा कुछ है। इसके अलावा, संचार कौशल टीम निर्माण, नवाचार, परस्पर निर्भरता और साझा जिम्मेदारी की नींव हैं। इसके विपरीत, जब लोग स्पष्ट रूप से संवाद करने में विफल होते हैं, तो इससे अवसर खो जाते हैं।

संचार कौशल के कई प्रकार हैं, जिनमें से कई को आपने संचार के साधन के रूप में शायद ही कभी सोचा हो। कुछ उदाहरण हैं सक्रिय सुनना, दृढ़ता, प्रभावी लेखन, समय प्रबंधन, रचनात्मक आलोचना को स्वीकार करना, गैर-मौखिक संचार, ई-मेल और इलेक्ट्रॉनिक कॉन्फ्रेंसिंग।

1. प्रभावी लेखन:

"यदि लोग अच्छा नहीं लिख सकते, तो वे अच्छा नहीं सोच सकते" - जॉर्ज ऑरवेल

लिखना उतना आसान नहीं है जितना लगता है। शुरू करने से पहले उद्देश्य, दर्शक, शैली, संदेश जैसे कई कारकों पर विचार किया जाता है। अभ्यास के साथ निम्नलिखित दिशा-निर्देश प्रभावी ढंग से लिखने में मदद कर सकते हैं:

• विषय अनुसंधान:

शुरू करने से पहले, लेखन के लिए एक स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित किया जाना चाहिए। आप क्या देना चाहते हैं और आप अपने लेखन के साथ किस दिशा में जाना चाहते हैं, इस बारे में एक दृष्टिकोण होना चाहिए। कई बार, यह कदम आपको पहले से ही ज्ञात जानकारी को और बेहतर बनाने में भी मदद करता है। यह प्रक्रिया उन लक्ष्यों को स्थापित करने में मदद करती है जिन्हें आप अपने लेखन के साथ हासिल करना चाहते हैं।

• एक कच्चा मसौदा तैयार करना

यह एक ज़रूरी कदम है क्योंकि एक रफ़ ड्राफ्ट बनाते समय आपको उस ऑडियंस पर विचार करना चाहिए जिसके साथ आप बातचीत करने वाले हैं। यह एक रूपरेखा तैयार करके अपने लेखन की योजना बनाने जैसा है।

• हटाने के लिए संपादित करें

प्रभावी लेखन के लिए एक विशिष्ट प्रणाली का पालन किया जाना चाहिए। शुरुआत के लिए, अपने वाक्यों की औसत लंबाई 15 से 20 शब्दों तक सीमित रखें। साथ ही, लंबे वाक्यों को छोटे वाक्यों में तोड़ें, अनावश्यक उपसर्गों को हटाएँ, और ऐसे परिचयात्मक वाक्यांशों को हटाएँ जो अतिरिक्त अर्थ नहीं देते हैं। अपने मसौदे को बेरहमी से छानें और सभी संभावित अर्थहीन शब्दजाल से छुटकारा पाएँ - अपने काम को जितने आवश्यक हो उतने बार फिर से तैयार करके निखारें।

• कठोर औपचारिक वाक्यांशों का त्याग करें

सुनिश्चित करें कि आपका लेखन कठोर, औपचारिक वाक्यांशों से मुक्त हो जो इसे कठोर और कभी-कभी सख्त या कठोर बना सकते हैं। इसे हमेशा सहज और विश्वसनीय रखें क्योंकि आपके लेखन का लहजा पाठक पर प्रभाव डालता है।

• व्यक्तिगत सर्वनामों की संख्या कम करें

व्यक्तिगत सर्वनाम वे सर्वनाम होते हैं जो मुख्य रूप से किसी विशेष व्याकरणिक व्यक्ति से जुड़े होते हैं। मैं, तुम, वह, वह, वे कुछ उदाहरण हैं। इन्हें छोड़ दिया जाना चाहिए या टाला जाना चाहिए क्योंकि ये सर्वनाम लेखकों को उनके विचारों के बारे में कम आश्वस्त करते हैं और लेखन को अनौपचारिक स्वर भी दे सकते हैं।

• अपने काम की प्रूफरीडिंग करें

यह सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि आपका काम त्रुटि-रहित हो। इस उद्देश्य के लिए Grammarly जैसे एप्लिकेशन का उपयोग किया जा सकता है।

यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि आप जो भी लिखें वह स्पष्ट, सही, सुसंगत, ठोस, पूर्ण, विनम्र और संक्षिप्त हो। रोज़ाना लिखने का अभ्यास करें; आप अपने दिन, किसी चीज़, किसी व्यक्ति, वस्तुतः किसी भी चीज़ के बारे में लिख सकते हैं। इससे आपको लिखने की आदत विकसित करने में मदद मिलेगी।

2. सक्रिय श्रवण

सबसे ज़्यादा इस्तेमाल किया जाने वाला संचार कौशल सुनना है। अध्ययनों से पता चलता है कि औसतन एक पेशेवर अपनी आय का लगभग 40% सुनकर कमाता है, और अधिकारी अपने वेतन का 80% सुनकर कमाते हैं। हालाँकि, सक्रिय सुनना संचार टूलबॉक्स में सबसे कम विकसित संचार कौशल है।

सक्रिय श्रवण के उचित क्रियान्वयन के लिए निम्नलिखित बातें ध्यान में रखनी चाहिए:

1. लगातार सिर हिलाकर या सुनने की आवाजें निकालकर (हां/समझ गया कहकर) वक्ता की विषयवस्तु में रुचि का संकेत देना

2. वक्ता की बात कभी न काटें

3. वक्ता ने जो कहा है उसका संक्षिप्त वर्णन करना और उसकी पुष्टि करना

4. नोट्स बनाना या बोले गए महत्वपूर्ण बिंदुओं को लिखना।

5. पॉडकास्ट सुनकर और बिना सबटाइटल के जानकारीपूर्ण वीडियो देखकर सक्रिय श्रवण का अभ्यास किया जा सकता है। हर किसी को इस तरह से सुनने के लिए धैर्य का विकास करना कि आप एक ही समय में विश्लेषण और व्याख्या कर सकें, एक कौशल है। प्रतिक्रिया करने के लिए मत सुनो; समझने के लिए सुनो।

3. सार्वजनिक भाषण

भाषण प्रभाव डालने के लिए दिए जाते हैं, और उन्हें सूचित करने, मनोरंजन करने, प्रेरित करने, समझाने और मनाने के लिए दिया जाता है। कोई भी भाषण इन सभी पाँच लक्ष्यों को पूरा कर सकता है, लेकिन केवल एक पर ध्यान केंद्रित करना आवश्यक है।

हर भाषण में एक परिचय होता है जो श्रोताओं को आकर्षित करता है और भाषण के उद्देश्य को संक्षेप में समझाता है। मुख्य भाग, सब कुछ समझाने और मुख्य बिंदुओं के बारे में बात करने के लिए। और अंत में, निष्कर्ष, जिसमें भाषण के मुख्य अंश शामिल होते हैं। इस कौशल को निखारने के लिए निम्नलिखित चीज़ें की जा सकती हैं:

• दर्पण के सामने खड़े होकर भाषण का अभ्यास करें

• भाषण की तैयारी और अभ्यास में समान समय लगाएं

• भाषण मत पढो.

• भाषण की शुरुआत किसी व्यक्तिगत अनुभव या सच्ची कहानी से करें

• अपने दर्शकों को जानें और उसके अनुसार तैयारी करें

4. दृढ़ता

मानव संचार तीन प्रकार का होता है: आक्रामक, निष्क्रिय और मुखर। जबकि निष्क्रिय संचारक अपनी राय को आत्मविश्वास से व्यक्त करने में असमर्थ होते हैं, आक्रामक संचारक वे होते हैं जो दूसरों को नीचा दिखाते हैं, जिससे उन्हें चोट या अपमान होता है। मुखर संचारक वे संचारक होते हैं जो अपनी भावनाओं और विचारों को सीधे और ईमानदारी से व्यक्त कर सकते हैं। मुखर बनने के लिए, किसी को ASA मॉडल का पालन करना चाहिए।

उत्तर: स्थिति या व्यवहार को संबोधित करें और उसका विश्लेषण करें

एस: अपनी भावनाओं या विचारों को साझा करें

उत्तर: इस संबंध में की जाने वाली कार्रवाई के बारे में बात करने की आवश्यकता है।

चाहे परिस्थिति कैसी भी हो, एक अच्छे संचारक के रूप में सामने आने के लिए, उपरोक्त मॉडल का हर समय अभ्यास किया जाना चाहिए।

5. अशाब्दिक संचार

चेहरा, आंखें, हाथ के इशारे और मुद्रा यह व्यक्त करते हैं कि हमारे अंदर क्या चल रहा है। इनमें से प्रत्येक दूसरों को (और हमें भी) मूल्यवान संकेत देता है कि हम जो शब्द कहते हैं, क्या वे हमारी भावनाओं के अनुरूप हैं। अपनी शारीरिक भाषा के बारे में जागरूक होने से हम एक सुसंगत संदेश भेज पाते हैं और इस बात के प्रति अधिक जागरूक हो पाते हैं कि दूसरे लोग अवचेतन रूप से हमें क्या संदेश दे रहे हैं। गैर-मौखिक संचार के घटक हैं:

• आँख से संपर्क

जब लोग पहली बार हमसे मिलते हैं तो सबसे पहले नज़रें मिलाना ही सबसे पहली चीज़ होती है। अच्छी नज़रों से संपर्क करने से सहजता और सच्ची गर्मजोशी का एहसास होता है। अच्छी नज़रों से संपर्क बनाए रखना सम्मान और दूसरे की बातों में दिलचस्पी दिखाता है।

• आसन

सही मुद्रा अपनाने से व्यक्ति का आत्मविश्वास अपने आप बढ़ सकता है। अगली बार जब आप महसूस करें कि आप थोड़ा उदास महसूस कर रहे हैं, तो देखें कि आप कैसे खड़े या बैठे हैं। संभावना है कि आप झुके हुए होंगे और आपके कंधे नीचे और अंदर की ओर झुके होंगे। इससे छाती सिकुड़ जाती है और अच्छी सांस लेने में बाधा आती है, जिससे आपको घबराहट या असहजता महसूस हो सकती है।

• हथियारों

बाहें इस बात का संकेत देती हैं कि हम हर उस व्यक्ति के प्रति कितने खुले और ग्रहणशील हैं जिससे हम मिलते हैं और बातचीत करते हैं, इसलिए अपनी बाहों को अपने शरीर के किनारे या अपनी पीठ के पीछे रखें। यह दर्शाता है कि आप जो भी आपके सामने आता है उसे लेने से डरते नहीं हैं, और आप "पूरी तरह से सामने" वाली चीज़ों से मिलते हैं। सामान्य शब्दों में, एक व्यक्ति के रूप में आप जितने अधिक मिलनसार होते हैं, आप उतनी ही अधिक महत्वपूर्ण हरकतों के साथ अपनी बाहों का उपयोग करते हैं। आप जितने शांत होते हैं, आप अपनी बाहों को अपने शरीर से उतना ही कम दूर ले जाते हैं। इसलिए, एक प्राकृतिक संतुलन बनाने की कोशिश करें और अपनी बाहों की हरकतों को संतुलित रखें। मीटिंग या इंटरव्यू में अपनी बाहों को क्रॉस करना बिल्कुल भी सही नहीं है, क्योंकि इसे निष्क्रिय-आक्रामक या सुझावों के प्रति बंद होने के रूप में समझा जा सकता है।

• पैर

आपके पैर आपके मस्तिष्क से सबसे दूर होते हैं; परिणामस्वरूप, वे आपके शरीर के सबसे चुनौतीपूर्ण हिस्से हैं जिन्हें सचेत रूप से नियंत्रित करना मुश्किल होता है। जब हम घबराए हुए, तनावग्रस्त या भ्रामक होते हैं, तो हमारे पैर सामान्य से ज़्यादा हिलते-डुलते हैं। इसलिए ज़्यादातर स्थितियों में, खासकर इंटरव्यू या कार्य मीटिंग में, उन्हें यथासंभव स्थिर रखना सबसे अच्छा है।