भारत में साझेदारी फर्म पंजीकरण के लिए आवश्यक दस्तावेज़

कई संस्थापक सोचते हैं कि साझेदारी विलेख का मसौदा तैयार करना ही अंतिम चरण है, जब तक कि रजिस्ट्रार ऑफ फर्म्स (आरओएफ) आपत्तियाँ वापस नहीं भेज देता। केवाईसी प्रमाणों का अभाव, गलत स्टाम्प ड्यूटी, या मकान मालिक की एनओसी का अभाव, पंजीकरण को हफ़्तों तक रोक सकता है। ये गलतियाँ न केवल अनुमोदन में देरी करती हैं, बल्कि बाद में पैन, जीएसटी और बैंक खाते की औपचारिकताओं को भी प्रभावित करती हैं। ऐसी महंगी गलतियों से बचने में आपकी मदद करने के लिए, यह 2025 मार्गदर्शिका आपको अपना आवेदन जमा करने से पहले तैयार करने के लिए आवश्यक सभी चीजों के बारे में बताती है, जिसमें शामिल हैं:

• साझेदारी फर्म पंजीकरण के लिए आवश्यक दस्तावेजों की एक राज्य-अज्ञेय कोर चेकलिस्ट।
• अपने विलेख, केवाईसी और पते के प्रमाण को सही तरीके से तैयार करने के बारे में विस्तृत विनिर्देश।
• पैन, जीएसटी और बैंक खाते की कागजी कार्रवाई जैसे अतिरिक्त अनुपालन दस्तावेज।
• दस्तावेज़ और शुल्क आवश्यकताओं की एक त्वरित राज्यवार तुलना।

अंत तक, आपको पता चल जाएगा कि क्या जमा करना है, प्रत्येक दस्तावेज़ को कैसे संरचित करना है चेकलिस्ट)

रजिस्ट्रार ऑफ फर्म्स (RoF) के पास अपना आवेदन दाखिल करने से पहले, सुनिश्चित करें कि सभी दस्तावेज़ सटीक, अद्यतन और उचित रूप से सत्यापित हैं। नीचे एक मुख्य दस्तावेज़ चेकलिस्ट दी गई है जो अधिकांश भारतीय राज्यों में लागू होती है, ये वे आवश्यक दस्तावेज़ हैं जिन्हें प्रत्येक संस्थापक को पंजीकरण से पहले तैयार करना चाहिए।

मुख्य दस्तावेज़ (सभी राज्यों में लागू)

1. साझेदारी विलेख - आपकी फर्म की नींव। इसे सभी साझेदारों द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, उचित राज्य स्टाम्प शुल्क के साथ मुहर लगाई जानी चाहिए, और आमतौर पर दो गवाहों द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। कई राज्य सत्यापन के लिए डीड की नोटरीकृत प्रति जमा करने पर भी जोर देते हैं।
2. भागीदारों का केवाईसी – प्रत्येक भागीदार को स्व-सत्यापित पैन और आधार के साथ-साथ वर्तमान पते का प्रमाण जैसे पासपोर्ट, ड्राइविंग लाइसेंस या वोटर आईडी प्रदान करना होगा। पते के प्रमाण के रूप में उपयोग किए जाने वाले उपयोगिता बिल तीन महीने से पुराने नहीं होने चाहिए। अधिकांश रजिस्ट्रार हाल के साझेदार की तस्वीरें भी मांगते हैं; गुजरात जैसे कुछ राज्यों में, इन तस्वीरों को नोटरीकृत किया जाना चाहिए।
3. व्यवसाय के मुख्य स्थान का प्रमाण – पते के प्रमाण के रूप में नवीनतम बिजली या पानी का बिल, या नगरपालिका कर रसीद जमा करें।

• यदि परिसर किराए पर है, तो किराया या पट्टा समझौता और मकान मालिक का अनापत्ति प्रमाण पत्र (एनओसी) संलग्न करें।
• यदि संपत्ति स्वामित्व वाली है, तो संपत्ति कर रसीद या शीर्षक दस्तावेज़ शामिल करें; कुछ राज्यों में स्वामित्व प्रमाण और हाल ही के उपयोगिता बिल दोनों की आवश्यकता होती है।
• सह-कार्यशील स्थानों में काम करने वाली फर्मों के लिए, आपके फर्म द्वारा परिसर के उपयोग की पुष्टि करने वाले सेवा समझौते की एक प्रति के साथ स्थान प्रदाता से एक पत्र प्रदान करें।

4. मालिक/मकान मालिक से एनओसी (यदि किराए पर है) - यह अनिवार्य है जब व्यावसायिक परिसर पट्टे या किराए पर हो। संपत्ति के मालिक को एक लिखित अनापत्ति प्रमाणपत्र (एनओसी) प्रस्तुत करना होगा जिसमें स्पष्ट रूप से फर्म की व्यावसायिक गतिविधियों के लिए परिसर के उपयोग की अनुमति हो। इस दस्तावेज़ के बिना, रजिस्ट्रार द्वारा आपत्तियाँ उठाने या अनुमोदन में देरी होने की संभावना है।
5. शपथ पत्र / साझेदार घोषणा (प्रारूप राज्य के अनुसार भिन्न होता है) – कई फर्म रजिस्ट्रार (आरओएफ) साझेदारों से एक शपथ पत्र की मांग करते हैं जिसमें यह पुष्टि की जाती है कि आवेदन और विलेख में उल्लिखित सभी विवरण सत्य और सही हैं। पश्चिम बंगाल और पंजाब में, साझेदारों को साझेदारी फर्म शुरू करने के अपने इरादे को व्यक्त करने वाला एक घोषणापत्र भी शामिल करना होगा, जो पंजीकरण फ़ाइल का अनिवार्य हिस्सा है।
6. साझेदारों के नमूना हस्ताक्षर - प्रत्येक साझेदार को अपना नमूना हस्ताक्षर प्रस्तुत करना होगा, जिसका उपयोग रजिस्ट्रार पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान सत्यापन और रिकॉर्ड उद्देश्यों के लिए करता है।
7. आरओएफ के लिए आवेदन पत्र - यह भारतीय भागीदारी अधिनियम, 1932 के तहत निर्धारित आधिकारिक पंजीकरण फॉर्म है और सहायक दस्तावेज।
8. शुल्क रसीद + डीड के लिए स्टाम्प ड्यूटी साक्ष्य -साझेदारी डीड पर लागू राज्य पंजीकरण शुल्क और स्टाम्प ड्यूटी के भुगतान का प्रमाण संलग्न करें। उदाहरण के लिए, तमिलनाडु में शुल्क ₹200 और गुजरात में ₹30 है।
   महाराष्ट्र में, आवेदकों को आवेदन के साथ एक अग्रेषण पत्र, जिस पर ₹5 का कोर्ट-फी स्टाम्प और ₹10 का गैर-न्यायिक स्टाम्प लगा होना चाहिए।

अक्सर अनुरोधित ऐड-ऑन

कुछ रजिस्ट्रार अतिरिक्त सहायक विवरण भी मांगते हैं:

• सभी भागीदारों की ईमेल आईडी और मोबाइल नंबर।
• चुने हुए व्यावसायिक नाम पर वचनबद्धता (यह पुष्टि करते हुए कि यह किसी मौजूदा फर्म के समान नहीं है)।
• व्यावसायिक स्थान पर फर्म के साइनबोर्ड की तस्वीर।
• फर्म की रबर स्टाम्प छाप नमूना।

दस्तावेज़ विनिर्देश (वास्तव में क्या तैयार करें)

जमा करने से पहले, रजिस्ट्रार की आपत्तियों से बचने के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ को विशिष्ट सामग्री और स्वरूपण मानकों को पूरा करना होगा। लाभ-साझाकरण विवरण का अभाव या अस्पष्ट फर्म पता जैसी छोटी सी चूक भी देरी या अस्वीकृति का कारण बन सकती है। निम्नलिखित अनुभाग बताता है कि आपके साझेदारी विलेख में वास्तव में क्या शामिल होना चाहिए, जो आपकी फर्म के पंजीकरण का आधार है।

साझेदारी विलेख की आवश्यक बातें

• फर्म का नाम और व्यवसाय की प्रकृति – प्रस्तावित फर्म का नाम और उसके द्वारा की जाने वाली व्यावसायिक गतिविधियों के प्रकार का स्पष्ट रूप से उल्लेख करें। नाम में प्रतिबंधित शब्द (जैसे कि सरकारी संबद्धता या भ्रामक विवरण) शामिल नहीं होने चाहिए। उदाहरण के लिए, “http://msmekipathshala.com ” जैसा डोमेन-शैली नाम तब तक अनुमत नहीं है जब तक कि यह वास्तविक व्यवसाय नाम को प्रतिबिंबित न करे और पंजीकरण के लिए उपलब्ध न हो।
• व्यवसाय का मुख्य स्थान – फर्म के मुख्य कार्यालय का पूरा पता बताएं। यदि फर्म के शाखा कार्यालय हैं, तो प्रत्येक स्थान का पूरा डाक विवरण शामिल करें।
• पूंजीगत योगदान - प्रत्येक भागीदार द्वारा योगदान की गई राशि निर्दिष्ट करें, चाहे वह नकद, संपत्ति या सेवाओं में हो। स्पष्ट करें कि क्या फर्म के कार्यकाल के दौरान योगदान वापस लिया जा सकता है या समायोजित किया जा सकता है।
• लाभ/हानि साझाकरण अनुपात - स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि लाभ और हानि को साझेदारों के बीच कैसे साझा किया जाएगा, या तो एक निश्चित प्रतिशत के माध्यम से या पारस्परिक रूप से सहमत अनुपात के माध्यम से।
• पूंजी/ऋण और साझेदार पारिश्रमिक पर ब्याज - इंगित करें कि क्या साझेदार अपने पूंजी योगदान या ऋण पर ब्याज अर्जित करेंगे और साझेदार वेतन, कमीशन या बोनस की शर्तें।
• भागीदारों के कर्तव्य, शक्तियां और प्रतिबंध – प्रत्येक भागीदार की भूमिका, अधिकार और निर्णय लेने की शक्तियों के साथ-साथ वित्तीय प्रतिबद्धताओं, उधार लेने या हस्ताक्षर करने के अधिकार पर किसी भी प्रतिबंध की रूपरेखा तैयार करें।
• भागीदारों का प्रवेश, सेवानिवृत्ति और निष्कासन – नए भागीदारों को जोड़ने, स्वेच्छा से सेवानिवृत्त होने, या कदाचार के लिए भागीदार को निष्कासित करने की प्रक्रिया निर्धारित करें, जिसमें निवर्तमान भागीदार की पूंजी और मुनाफे के हिस्से का निपटान शामिल है।
• विवाद समाधान और विघटन – निर्दिष्ट करें कि विवादों का निपटारा कैसे किया जाएगा (आमतौर पर मध्यस्थता के माध्यम से) और विघटन की प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करें, जिसमें समापन पर परिसंपत्तियों और देनदारियों को कैसे वितरित किया जाएगा।
• बैंक संचालन और लेखांकन - अधिकृत हस्ताक्षरकर्ताओं को नामित करें जो फर्म के बैंक खाते को संचालित कर सकते हैं, और स्पष्ट करें कि क्या खातों का वार्षिक रूप से ऑडिट किया जाएगा या आंतरिक रूप से बनाए रखा जाएगा।

स्टांप शुल्क

साझेदारी कार्यों पर स्टांप शुल्क राज्य के अनुसार अलग-अलग होता है और आमतौर पर कुल पूंजी योगदान पर आधारित होता है। महाराष्ट्र में, जब योगदान ₹50,000 से अधिक न हो, तो शुल्क ₹500 है और जब योगदान ₹50,000 से अधिक हो, तो शुल्क 1% (₹15,000 तक सीमित) है। तमिलनाडु में ₹300 के स्टाम्प पेपर पर विलेख निष्पादित करना आवश्यक है, जबकि गुजरात अपने पंजीकरण दिशानिर्देशों के अनुसार नोटरीकृत विलेख की अनुमति देता है।
संबंधित राज्य स्टाम्प अधिनियम या ई-स्टाम्प पोर्टल पर नवीनतम दरों और आवश्यकताओं की हमेशा जाँच करें, क्योंकि ये परिवर्तन के अधीन हैं।

गवाह: आमतौर पर, विलेख पर हस्ताक्षर करने के लिए दो गवाहों की आवश्यकता होती है। कुछ फर्म रजिस्ट्रार (आरओएफ) भी जमा करने से पहले दस्तावेज़ को नोटरीकृत करने की आवश्यकता रख सकते हैं।

भागीदारों का केवाईसी

• भारतीय भागीदार:
  प्रत्येक भागीदार को अनिवार्य पहचान के रूप में पैन और आधार प्रदान करना होगा। आयकर विभाग मतदाता पहचान पत्र, पासपोर्ट और ड्राइविंग लाइसेंस जैसे अन्य वैध पहचान प्रमाणों को भी मान्यता देता है। पते के प्रमाण के लिए, हाल के बिजली बिल (तीन महीने से अधिक पुराने नहीं) स्वीकार किए जाते हैं। देरी से बचने के लिए सुनिश्चित करें कि पैन/आधार में नाम और वर्तनी साझेदारी विलेख में दिए गए नाम और वर्तनी से पूरी तरह मेल खाती हो।
• विदेशी साझेदार:
  विदेशी नागरिकों को एक वैध पासपोर्ट और वीज़ा के साथ-साथ एफआरआरओ पंजीकरण या ओसीआई कार्ड, जहां लागू हो, प्रदान करना चाहिए।

व्यावसायिक पते का प्रमाण

व्यावसायिक पते का प्रमाण महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सभी पत्राचार और आधिकारिक सत्यापन के लिए व्यवसाय का मुख्य स्थान स्थापित करता है। इसमें स्वामित्व या वैध कब्जे को स्पष्ट रूप से दर्शाना चाहिए और यह वर्तमान होना चाहिए (3 महीने से अधिक पुराना नहीं)।

• यदि किराए पर है:मकान मालिक और फर्म/भागीदार के बीच निष्पादित एक पंजीकृत किराया समझौता, परिसर का नवीनतम बिजली या पानी का बिल और मालिक का एनओसी जमा करें जिसमें स्पष्ट रूप से फर्म के नाम पर व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए संपत्ति का उपयोग करने की सहमति हो।
• यदि स्वामित्व है:भागीदार या फर्म के नाम पर संपत्ति कर रसीद या शीर्षक विलेख प्रदान करें, साथ ही पता दिखाते हुए हाल ही का उपयोगिता बिल भी प्रदान करें। यह संपत्ति के स्वामित्व और सक्रिय उपयोग की पुष्टि करता है।
• यदि सह-कार्यशील स्थान:साझा कार्यालयों के लिए, अधिकांश रजिस्ट्रार स्थान प्रदाता से एक पत्र या प्रमाण पत्र, सह-कार्यशील समझौते की एक प्रति और सुविधा का हालिया उपयोगिता बिल स्वीकार करते हैं। कुछ राज्य वैधता के प्रमाण के रूप में स्थान प्रदाता के जीएसटी पंजीकरण प्रमाण पत्र या व्यावसायिक लाइसेंस की भी आवश्यकता कर सकते हैं।

सुझाव: रजिस्ट्रार की आपत्तियों से बचने के लिए प्रमाण पर दिया गया पता साझेदारी विलेख और पंजीकरण फॉर्म में दिए गए पते से बिल्कुल मेल खाना चाहिए।

फोटोग्राफ और नमूना हस्ताक्षर

पहचान प्रमाणित करने और छद्मवेश को रोकने के लिए, अधिकांश रजिस्ट्रार को सभी भागीदारों की व्यक्तिगत तस्वीरों और हस्ताक्षर के नमूनों की आवश्यकता होती है।

• फोटोग्राफ: प्रत्येक भागीदार की हाल की पासपोर्ट आकार की तस्वीरें (सफेद पृष्ठभूमि, मैट फिनिश) जमा करें। राज्य पोर्टलों पर ऑनलाइन सबमिशन के लिए अक्सर एक डिजिटल कॉपी की आवश्यकता होती है।
• नमूना हस्ताक्षर:प्रत्येक भागीदार को सादे सफेद कागज पर नीली या काली स्याही से हस्ताक्षर करना चाहिए, अधिमानतः निर्धारित हस्ताक्षर बॉक्स के भीतर यदि रजिस्ट्रार एक प्रदान करता है।
  कुछ राज्यों में, स्कैन की गई हस्ताक्षर शीट को डीड और केवाईसी दस्तावेजों के साथ अपलोड किया जाता है।

नोट: सभी सबमिशन में प्रारूप को एक समान रखें पैन/आधार)।

घोषणाएँ / शपथ पत्र

रजिस्ट्रार अक्सर दस्तावेजों और व्यवसाय के नाम की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए स्व-घोषणाओं या शपथ पत्रों पर जोर देते हैं।

• शुद्धता का शपथ पत्र:प्रत्येक भागीदार को एक शपथ पत्र प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है जिसमें कहा गया हो कि आवेदन में सभी विवरण उनके सर्वोत्तम ज्ञान के अनुसार सत्य, सही और पूर्ण हैं। यह आम तौर पर गैर-न्यायिक स्टाम्प पेपर पर बनाया जाता है और नोटरी द्वारा सत्यापित किया जाता है।
• नाम-विशिष्टता घोषणा: कुछ राज्यों में, भागीदारों को यह पुष्टि करते हुए एक घोषणा दाखिल करनी होगी कि चुना गया फर्म नाम अद्वितीय है और किसी मौजूदा पंजीकृत इकाई के समान नहीं है। यह भ्रम या ट्रेडमार्क संघर्ष को रोकने के लिए है।
• अतिरिक्त घोषणाएँ (यदि लागू हो):

1. यह वचन देना कि फर्म की गतिविधियाँ स्थानीय ज़ोनिंग या व्यापार विनियमों का अनुपालन करती हैं।
2. निषिद्ध गतिविधियों में शामिल न होने के संबंध में स्व-घोषणा।

आवेदन पत्र और शुल्क प्रमाण

अधिकांश राज्यों में फॉर्म I (या इसके समकक्ष) को फर्म रजिस्ट्रार के पास दाखिल करना आवश्यक है। फॉर्म में फर्म का नाम, पता, व्यवसाय की प्रकृति और साझेदार का विवरण शामिल होता है। अस्वीकृति से बचने के लिए सभी सहायक दस्तावेज़ - डीड, केवाईसी, पते का प्रमाण, एनओसी/शपथ पत्र और तस्वीरें, निर्धारित क्रम में संलग्न करें।

पंजीकरण शुल्क और स्टाम्प शुल्क भुगतान के प्रमाण के रूप में शुल्क रसीद या ऑनलाइन चालान शामिल करें। जमा करने से पहले राज्य-विशिष्ट औपचारिकताओं जैसे अग्रेषण पत्र या कोर्ट-फी स्टाम्प (उदाहरण के लिए, महाराष्ट्र में) की जाँच करें।

अतिरिक्त दस्तावेज़

मुख्य चेकलिस्ट में आरओएफ पंजीकरण शामिल है, लेकिन साझेदारी को पूरी तरह से चालू करने के लिए कर, बैंकिंग और जीएसटी अनुपालन के लिए कुछ सहायक दस्तावेज़ भी आवश्यक हैं।

फर्म का पैन कार्ड

कर अनुपालन और व्यावसायिक बैंक खाता खोलने के लिए एक स्थायी खाता संख्या (पैन) अनिवार्य है। फर्म का पैन उसकी कर पहचान के रूप में कार्य करता है, और इसका प्रमाण पंजीकरण प्रमाण पत्र या साझेदारी विलेख के माध्यम से प्रदान किया जा सकता है जो फर्म के कानूनी अस्तित्व को दर्शाता है।

बैंक चालू खाता खोलना (केवाईसी पैक)

फर्म के नाम पर चालू खाता खोलने के लिए, बैंकों को आम तौर पर निम्न की आवश्यकता होती है:
साझेदारी विलेख, फर्म पैन, सभी भागीदारों का केवाईसी, फर्म के पते का प्रमाण, और अधिकृत हस्ताक्षरकर्ताओं के नाम वाला साझेदारी पत्र या प्राधिकरण।
आमतौर पर सत्यापन के लिए फर्म के रबर स्टैंप की आवश्यकता होती है।

बैंक पंजीकरण प्रमाण पत्र (यदि फर्म पंजीकृत है) या आरओएफ से पावती का भी अनुरोध कर सकते हैं। अतिरिक्त आवश्यकताओं में FATCA/CRS घोषणाएं, लाभकारी स्वामी की पहचान, और प्राधिकरण पत्र शामिल हैं जो पुष्टि करते हैं कि खाते का संचालन कौन करेगा।

जीएसटी पंजीकरण (यदि लागू हो)

यदि फर्म निर्धारित टर्नओवर सीमा को पार कर जाती है, तो जीएसटी पंजीकरण अनिवार्य हो जाता है। इसके लिए, पार्टनरशिप डीड, फर्म पैन, साझेदारों का केवाईसी, व्यवसाय के मुख्य स्थान का प्रमाण, बैंक विवरण और एक प्राधिकरण पत्र प्रदान करें।
कुछ न्यायालयों में दस्तावेजों की प्रामाणिकता और व्यवसाय करने के इरादे की पुष्टि करने के लिए एक हलफनामा या घोषणा की भी आवश्यकता होती है।

राज्य-विशिष्ट विविधताएं (क्या बदल सकती हैं)

हालांकि मुख्य चेकलिस्ट पूरे भारत में समान रहती है, प्रत्येक राज्य का रजिस्ट्रार ऑफ फर्म्स (RoF)अपने स्वयं के दस्तावेज़ीकरण और शुल्क नियमों का पालन करता है। नीचे दी गई तालिका उन प्रमुख अंतरों का सारांश देती है जिन्हें आपको दाखिल करने से पहले जानना चाहिए:

निष्कर्ष

भारत में साझेदारी फर्म का पंजीकरण दो या दो से अधिक व्यक्तियों के बीच व्यवसाय को औपचारिक रूप देने के सबसे सरल तरीकों में से एक है। फिर भी, सरलता के बावजूद, अधूरे या असंगत दस्तावेज़ रजिस्ट्रार ऑफ फर्म्स (RoF) में आवेदन में देरी या अस्वीकृति का सबसे आम कारण बने हुए हैं। यह सुनिश्चित करना कि साझेदारी विलेख और साझेदारों के केवाईसी से लेकर पते के प्रमाण, शपथपत्र और स्टाम्प शुल्क के प्रमाण तक, सभी आवश्यक दस्तावेज़ उचित प्रारूप और क्रम में हों, बहुत महत्वपूर्ण हो सकता है। एक सही ढंग से निष्पादित और स्टाम्प किया गया साझेदारी विलेख न केवल साझेदारों के अधिकारों और कर्तव्यों को परिभाषित करता है, बल्कि आपकी फर्म के कानूनी आधार के रूप में भी कार्य करता है। मकान मालिक से अनापत्ति प्रमाण पत्र, उपयोगिता बिल और केवाईसी प्रमाण जैसे सहायक दस्तावेज़ व्यवसाय की वैधता को प्रमाणित करते हैं। पंजीकरण पूरा होने के बाद, पैन कार्ड, बैंक चालू खाता और जीएसटी पंजीकरण (यदि टर्नओवर सीमा से अधिक है) प्राप्त करना सुनिश्चित करता है कि आपकी फर्म कराधान और वित्तीय लेनदेन के लिए पूरी तरह से अनुपालन करती है।