फॉर्म ADT-1 क्या है और इसे कैसे दाखिल करें?

भारत में, व्यावसायिक कानून के अनुसार कॉर्पोरेट ऑडिटर को संगठन की वित्तीय रिपोर्ट की जांच करनी होती है। ऑडिटर की प्राथमिक जिम्मेदारी किसी भी अनियमितता की पहचान करना और उचित समाधान सुझाना है।

इसके अलावा, लेखा परीक्षक के अन्य कर्तव्य भी होते हैं, जैसे प्रबंधन के प्रदर्शन की निगरानी करना, लेखांकन सिद्धांतों और प्रथाओं पर मार्गदर्शन प्रदान करना, तथा निदेशक मंडल या प्रबंधन द्वारा अपेक्षित अतिरिक्त कार्य पूरा करना।

कंपनी अधिनियम 2013 के अनुसार, जब कोई कंपनी किसी ऑडिटर की नियुक्ति करती है, तो उसे फॉर्म ADT-1 का उपयोग करते हुए एक विशिष्ट प्रक्रिया के माध्यम से कंपनी रजिस्ट्रार (ROC) को नियुक्ति के बारे में सूचित करना होता है।

आज हम फॉर्म एडीटी-1 दाखिल करने से संबंधित विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करेंगे, जिसमें दाखिल करने की फीस, कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय (एमसीए) को फॉर्म एडीटी-1 जमा करने की प्रक्रिया, एडीटी-1 दाखिल करने की अंतिम तिथि और एडीटी-1 दाखिल करने के लिए आवश्यक दस्तावेज शामिल हैं।

फॉर्म ADT-1 क्या है?

वार्षिक आम बैठक (एजीएम) के समापन के बाद, सभी कंपनियाँ ऑडिटर की नियुक्ति के बारे में कंपनियों के रजिस्ट्रार को सूचित करने के लिए फॉर्म ADT-1 का उपयोग करती हैं। यह आवश्यकता कंपनी अधिनियम 2013 की धारा 139(1) द्वारा अनिवार्य है, और फॉर्म को हर साल उस एजीएम के बाद दाखिल करना होगा जिसमें ऑडिटर की नियुक्ति की गई थी।

एमसीए को फॉर्म एडीटी-1 कब दाखिल करें?

आपको वार्षिक आम बैठक की तारीख से 15 दिनों के भीतर कंपनी रजिस्ट्रार को फॉर्म ADT-1 जमा करना होगा जिसमें ऑडिटर की नियुक्ति या पुनर्नियुक्ति की गई थी। उदाहरण के लिए, अगर किसी कंपनी की AGM 30 मार्च, 2023 को हुई है, तो कंपनी को 14 अप्रैल, 2023 तक MCA पोर्टल पर फॉर्म ADT-1 जमा करना होगा।

कृपया ध्यान दें कि नई निगमित कंपनियों के लिए फॉर्म ADT-1 प्रारंभिक बोर्ड मीटिंग के 15 दिनों के भीतर जमा किया जाना चाहिए। पहली बोर्ड मीटिंग आमतौर पर निगमन के 30 दिनों के भीतर आयोजित की जाती है, जिसके दौरान निदेशक मंडल कंपनी के ऑडिटर की नियुक्ति करता है।

फॉर्म ADT 1 के साथ संलग्न दस्तावेज

यहां उन दस्तावेजों की सूची दी गई है जिन्हें फॉर्म ADT-1 के साथ संलग्न किया जाना चाहिए:

1. कंपनी के बोर्ड के प्रस्ताव या वार्षिक आम बैठक के दौरान पारित प्रस्ताव की प्रति।

2. नियुक्त लेखा परीक्षक से नियुक्ति की स्वीकृति की पुष्टि करते हुए लिखित सहमति।

3. लेखा परीक्षक से एक प्रमाण पत्र जिसमें यह कहा गया हो कि वे धारा 141 के तहत लेखा परीक्षक के रूप में कार्य करने के लिए अयोग्य या अपात्र नहीं हैं।

4. कंपनी द्वारा उनकी नियुक्ति के संबंध में लेखा परीक्षक को दी गई सूचना की प्रति।

फॉर्म ADT-1 दाखिल करने का शुल्क

कंपनी रजिस्ट्रार को फॉर्म ADT-1 जमा करने के लिए लागू फाइलिंग शुल्क निम्नलिखित हैं:

प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के लिए अन्य वार्षिक अनुपालन

भारत में प्राइवेट लिमिटेड कंपनियों के लिए कुछ महत्वपूर्ण वार्षिक अनुपालन आवश्यकताएं इस प्रकार हैं:

1. वार्षिक आम बैठक (एजीएम):प्रत्येक निजी लिमिटेड कंपनी को अपने वित्तीय वर्ष की समाप्ति से छह महीने के भीतर प्रत्येक वर्ष एजीएम आयोजित करनी चाहिए। एजीएम का उद्देश्य कंपनी के वित्तीय विवरण प्रस्तुत करना, निदेशकों की नियुक्ति या पुनर्नियुक्ति करना और लाभांश घोषित करना है।

2. वित्तीय विवरण:प्रत्येक निजी लिमिटेड कंपनी को बैलेंस शीट, लाभ और हानि खाता, नकदी प्रवाह विवरण और खातों के लिए नोट्स सहित व्यापक वित्तीय विवरण तैयार करना आवश्यक है। इन वित्तीय विवरणों का ऑडिट करने के लिए एक योग्य चार्टर्ड अकाउंटेंट जिम्मेदार होता है।

3. आयकर रिटर्न (आईटीआर):हर प्राइवेट लिमिटेड कंपनी के लिए आयकर रिटर्न दाखिल करना अनिवार्य है। कंपनी को अपना आईटीआर नियत तिथि पर या उससे पहले जमा करना होगा, जो आमतौर पर प्रत्येक वर्ष की 31 जुलाई होती है। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि सभी कंपनियों को, चाहे उनकी लाभप्रदता कुछ भी हो, आईटीआर दाखिल करना आवश्यक है।

4. वार्षिक रिटर्न दाखिल करना:निजी लिमिटेड कंपनियों को एजीएम की तारीख से 60 दिनों के भीतर रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज (आरओसी) के पास अपना वार्षिक रिटर्न दाखिल करना होगा। वार्षिक रिटर्न कंपनी के शेयरहोल्डिंग पैटर्न, निदेशकों और अन्य वैधानिक विवरणों के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करता है।

ये वार्षिक अनुपालन आवश्यकताएं निजी सीमित कम्पनियों के लिए अपने कानूनी दायित्वों को पूरा करने तथा अपने परिचालन में पारदर्शिता बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं।

एमसीए के साथ फॉर्म एडीटी-1 दाखिल करने की प्रक्रिया

फॉर्म ADT-1 दाखिल करने में शामिल चरणों का सरलीकृत विवरण यहां दिया गया है:

1. डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र (डीएससी) प्राप्त करें:यह एक डिजिटल हस्ताक्षर है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता और अखंडता सुनिश्चित करता है।

2. निदेशक पहचान संख्या (DIN) प्राप्त करें:यदि आपके पास पहले से DIN नहीं है, तो आपको इसके लिए आवेदन करना होगा। DIN मूल रूप से एक विशिष्ट पहचान संख्या है जो निदेशकों को सौंपी जाती है।

3. फॉर्म ADT-1 डाउनलोड करें:कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय (MCA) की आधिकारिक वेबसाइट पर जाएं और फॉर्म ADT-1 डाउनलोड करें।

4. आवश्यक विवरण भरें:कंपनी का नाम, पंजीकृत कार्यालय का पता और अन्य आवश्यक जानकारी प्रदान करके फॉर्म पूरा करें।

5. लेखा परीक्षक का विवरण प्रदान करें:नियुक्त या पुनः नियुक्त लेखा परीक्षक की जानकारी दर्ज करें, जिसमें उनका नाम, पता, पैन (स्थायी खाता संख्या) और सदस्यता संख्या शामिल है।

6. सहायक दस्तावेज संलग्न करें:आवश्यक दस्तावेज शामिल करें, जैसे कि बोर्ड का प्रस्ताव जो लेखा परीक्षक की नियुक्ति को मंजूरी देता है और लेखा परीक्षक का सहमति पत्र।

7. फॉर्म को सत्यापित करें:फॉर्म की प्रामाणिकता सत्यापित करने के लिए उस निदेशक के डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र का उपयोग करें जिसने फॉर्म पर हस्ताक्षर किए हैं।

8. फॉर्म को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा करें:एक बार फॉर्म सत्यापित हो जाने पर, इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से रजिस्ट्रार ऑफ कंपनीज (आरओसी) के पास जमा करें।

9. फाइलिंग शुल्क का भुगतान करें:फॉर्म ADT-1 का शुल्क जमा करने के बाद ऑनलाइन भुगतान करना होगा।

10. प्रस्तुति की पावती:सफलतापूर्वक प्रस्तुति और भुगतान के बाद, फॉर्म में दिए गए पंजीकृत ईमेल पते पर एक पावती भेजी जाएगी।

फॉर्म ADT-1 की देरी से फाइलिंग पर लगाए गए जुर्माने की राशि

नियत तिथि तक फार्म ADT-1 दाखिल न करने पर निम्नलिखित दंड लगाया जा सकता है:

ADT-1 फॉर्म के लिए अन्य महत्वपूर्ण बिंदु

फॉर्म ADT-1 MCA भरते समय कुछ अतिरिक्त बातें ध्यान में रखनी चाहिए:

1. प्रयोज्यता:फॉर्म ADT-1 सभी प्रकार की कंपनियों द्वारा दाखिल किया जाना चाहिए, जिनमें निजी, सूचीबद्ध, गैर-सूचीबद्ध, सार्वजनिक, एकल व्यक्ति और अन्य कंपनियां शामिल हैं।

2. फाइलिंग जिम्मेदारी:फॉर्म ADT-1 दाखिल करना कंपनी की जिम्मेदारी है; लेखा परीक्षक को कागजी कार्रवाई दाखिल करने की आवश्यकता नहीं है।

3. अस्थायी नियुक्ति:भले ही लेखा परीक्षक अस्थायी रूप से नियुक्त किया गया हो, फिर भी फॉर्म ADT-1 प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

4. प्रथम लेखा परीक्षक की नियुक्ति:यदि आवश्यक हो तो कंपनी के प्रथम लेखा परीक्षक की नियुक्ति के लिए फॉर्म ADT-1 भी दाखिल किया जा सकता है।

5. इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग:फॉर्म ADT-1 को कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय की वेबसाइट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से दाखिल किया जा सकता है।

6. स्वचालित अनुमोदन:फॉर्म को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा करने पर इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म का स्वचालित अनुमोदन हो जाएगा।

7. पावती:सफल पंजीकरण के बाद, अधिकारी कंपनी के पंजीकृत ईमेल पते पर एक पावती भेजेंगे।

8. फॉर्म 23बी का प्रतिस्थापन:कंपनी से नियुक्ति पत्र प्राप्त करने पर ऑडिटर द्वारा फॉर्म 23बी दाखिल करने की पिछली आवश्यकता को फॉर्म एडीटी-1 द्वारा प्रतिस्थापित किया गया है। पहले, नियुक्ति पत्र प्राप्त करने के कम से कम 30 दिन बाद फॉर्म 23बी जमा करना होता था। हालाँकि, नए कंपनी अधिनियम 2013 की शुरुआत के साथ, इस दृष्टिकोण को छोड़ दिया गया।

9. एसआरएन नंबर संदर्भ:संगठन द्वारा एओसी-4 दाखिल करते समय एडीटी-1 फॉर्म से एसआरएन (सेवा अनुरोध संख्या) का उल्लेख किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय के पास दाखिल करने के लिए फॉर्म ADT-1 को पूरा करते समय अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए ये अतिरिक्त विचार महत्वपूर्ण हैं।

फॉर्म ADT-1 की ई-फाइलिंग

निम्नलिखित चरण फॉर्म ADT-1 MCA को ऑनलाइन पूरा करने की प्रक्रिया को रेखांकित करते हैं:

1. इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग:फॉर्म ADT-1 को इलेक्ट्रॉनिक तरीके से फाइल किया जा सकता है। आप कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय (MCA) की वेबसाइट से फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं।

2. स्वचालित अनुमोदन:ई-फॉर्म का अनुमोदन स्वचालित है, जिसका अर्थ है कि संबंधित प्राधिकारी द्वारा फॉर्म को संसाधित और पंजीकृत करने के बाद आपको तत्काल पुष्टि प्राप्त होगी।

3. पावती ईमेल:ई-फ़ॉर्म के सफल पंजीकरण के बाद, फ़ॉर्म में दी गई ईमेल आईडी पर एक पावती ईमेल भेजा जाएगा। यह ईमेल इस बात की पुष्टि करता है कि फ़ॉर्म सफलतापूर्वक सबमिट हो गया है।

फॉर्म ADT-1 MCA से संबंधित कानून

धारा 139 कंपनी अधिनियम 2013

अधिनियम की धारा 139(1) के अनुसार, किसी गैर-सरकारी कंपनी के लिए प्रारंभिक लेखा परीक्षक की नियुक्ति कंपनी के पंजीकरण की तारीख से 30 दिनों के भीतर निदेशक मंडल (बीओडी) द्वारा की जानी चाहिए।

हालाँकि, यदि बोर्ड ऑडिटर नियुक्त करने में विफल रहता है, तो उन्हें कंपनी के सदस्यों को सूचित करना होगा। इसके बाद सदस्यों के पास असाधारण आम बैठक (जीएम) के माध्यम से ऑडिटर नियुक्त करने के लिए 90 दिनों की अवधि होगी। नियुक्त ऑडिटर पहली वार्षिक रिपोर्ट के पूरा होने तक पद पर रहेगा।

सरल शब्दों में कहें तो, निदेशक मंडल को कंपनी के निगमन के 30 दिनों के भीतर पहले ऑडिटर की नियुक्ति करनी होगी और इस नियुक्ति के लिए किसी औपचारिक फाइलिंग या अधिसूचना की आवश्यकता नहीं है। ऑडिटर को पहली वार्षिक आम बैठक के अंत में 5 साल की अवधि के लिए नियुक्त किया जा सकता है।

कंपनी (लेखा परीक्षा और लेखा परीक्षक) नियम 2014 - नियम 3

यह अनुभाग लेखापरीक्षक चयन प्रक्रिया की जानकारी प्रदान करता है, जिसमें निम्नलिखित विकल्प दिए गए हैं:

1. निदेशक मंडल (बीओडी) द्वारा मूल्यांकन:ऐसे मामलों में जहां किसी कंपनी को धारा 177 के तहत लेखा परीक्षा समिति स्थापित करने की आवश्यकता होती है, या यदि यह अनिवार्य नहीं है, तो कंपनी का बीओडी लेखा परीक्षक की योग्यता का मूल्यांकन करेगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे आवश्यक मानदंडों को पूरा करते हैं।

2. सूचना के लिए अनुरोध:ऑडिट समिति या बोर्ड के पास ऑडिटर से कोई भी प्रासंगिक जानकारी मांगने का अधिकार है। यह कदम अंतिम निर्णय लेने से पहले व्यापक मूल्यांकन की अनुमति देता है।

3. बोर्ड की संस्तुति:ऑडिट कमेटी की संस्तुति के आधार पर, बोर्ड नियुक्त किए जाने वाले ऑडिटरों के नामों का मूल्यांकन और सुझाव देगा। फिर इन संस्तुतियों को वार्षिक आम बैठक (एजीएम) में सदस्यों के समक्ष उनके विचार और नियुक्ति के लिए प्रस्तुत किया जाएगा।