स्टार्टअप ड्यू डिलिजेंस चेकलिस्ट: हर संस्थापक को तैयार करने चाहिए ये दस्तावेज़

ड्यू डिलिजेंस के दौरान, निवेशक कंपनी के कानूनी दस्तावेज़, वित्तीय रिकॉर्ड, स्वामित्व विवरण, व्यावसायिक अनुबंध, कर संबंधी विवरण और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी की जाँच करते हैं। वे सुनिश्चित करते हैं कि स्टार्टअप कानूनी रूप से अनुपालन कर रहा है, आर्थिक रूप से स्थिर है और भविष्य में विकास के लिए तैयार है। यदि आपके दस्तावेज़ अधूरे हैं या उन्हें ढूँढना मुश्किल है, तो प्रक्रिया में अधिक समय लग सकता है। यह गाइड स्टार्टअप ड्यू डिलिजेंस के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों और उन्हें सही ढंग से व्यवस्थित करने के तरीके के बारे में बताती है।

स्टार्टअप ड्यू डिलिजेंस क्या है और यह क्यों महत्वपूर्ण है?

स्टार्टअप ड्यू डिलिजेंस एक विस्तृत जांच है जो निवेशक किसी व्यवसाय में पैसा निवेश करने से पहले करते हैं। यह उन्हें कंपनी की वर्तमान स्थिति को समझने, संभावित जोखिमों की पहचान करने और यह तय करने में मदद करता है कि निवेश करना उचित है या नहीं।

निवेशक आमतौर पर क्या-क्या जांचते हैं?

• कानूनी स्थिति: क्या कंपनी विधिवत रूप से निगमित है और उसके पास आवश्यक रिकॉर्ड हैं।
• वित्तीय स्थिति: क्या कंपनी का राजस्व, व्यय और वित्तीय विवरण सटीक हैं।
• शेयरधारिता संरचना: कंपनी का मालिक कौन है और प्रत्येक शेयरधारक के पास कितना प्रतिशत हिस्सा है।
• बौद्धिक संपदा (आईपी): क्या कंपनी अपने ब्रांड, सॉफ्टवेयर, प्रौद्योगिकी और अन्य बौद्धिक संपदा की मालिक है।
• नियामक अनुपालन: क्या स्टार्टअप ने अपने लागू कर संबंधी दस्तावेज दाखिल कर और वैधानिक आवश्यकताओं को पूरा कर लिया है।

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संस्थापकों को जल्दी तैयारी क्यों करनी चाहिए?

कई संस्थापक निवेशक के अनुरोध पर ही दस्तावेज़ एकत्र करना शुरू करते हैं। इससे अनावश्यक दबाव उत्पन्न हो सकता है, खासकर तब जब पुराने कर रसीदें, हस्ताक्षरित समझौते या निगमन संबंधी रिकॉर्ड अनुपस्थित हों।

शुरुआत में ही दस्तावेज़ तैयार करने से संस्थापकों को बातचीत के आगे बढ़ने से पहले ही समस्याओं की पहचान करने में मदद मिलती है। इससे व्यवसाय अधिक व्यवस्थित और पेशेवर भी दिखता है। सही ढंग से व्यवस्थित दस्तावेज़ फ़ोल्डर से देरी कम हो सकती है, निवेशकों का विश्वास बढ़ सकता है और धन जुटाने की प्रक्रिया आसान हो सकती है।

संस्थापकों को कंपनी और निगमन संबंधी कौन-कौन से दस्तावेज़ तैयार करने चाहिए?

कंपनियों को लागू कानूनों के तहत आवश्यक रिकॉर्ड बनाए रखने और आवश्यक दस्तावेज दाखिल करने होंगे, जिनमें कंपनी अधिनियम, 2013 भी शामिल है।

• निगमन प्रमाणपत्र (सीओआई): यह दस्तावेज़ इस बात की पुष्टि करता है कि कंपनी कानूनी रूप से निगमित हो चुकी है।
• समझौता ज्ञापन (एमओए): यह कंपनी के मुख्य उद्देश्यों और उन गतिविधियों को स्पष्ट करता है जिन्हें करने के लिए कंपनी अधिकृत है।
• आर्टिकल्स ऑफ एसोसिएशन (AOA): कंपनी के प्रबंधन और शेयरधारकों से संबंधित आंतरिक नियम और प्रावधान इसमें शामिल होते हैं।
• कर पंजीकरण: कंपनी का स्थायी खाता संख्या (पैन), कर कटौती और संग्रह खाता संख्या (टैन), और अन्य लागू पंजीकरण दस्तावेज तैयार रखें।
• पंजीकृत कार्यालय का प्रमाण: इसमें कंपनी का पंजीकृत पता दर्शाने वाला पट्टा समझौता, उपयोगिता बिल या स्वामित्व दस्तावेज शामिल हो सकता है।
• एमसीए फाइलिंग: वार्षिक रिटर्न, वित्तीय विवरण और संबंधित कॉर्पोरेट मामलों के मंत्रालय की फाइलिंग, जिसमें एओसी-4 और एमजीटी-7 जैसे लागू फॉर्म शामिल हैं, को बनाए रखें।
• वैधानिक रजिस्टर: सदस्यों, निदेशकों, शेयर आवंटन और कानून द्वारा आवश्यक अन्य सूचनाओं का अद्यतन रिकॉर्ड रखें।
• बोर्ड और शेयरधारक प्रस्ताव: ये रिकॉर्ड महत्वपूर्ण निर्णयों, जैसे शेयर जारी करना, उधार लेना और निदेशक नियुक्तियों के लिए औपचारिक अनुमोदन दर्शाते हैं।

शेयरधारिता और निवेश संबंधी कौन-कौन से दस्तावेज़ आवश्यक हैं?

• वर्तमान पूंजीकरण तालिका (कैप टेबल): एक स्प्रेडशीट जो कंपनी की शेयरधारिता संरचना को दर्शाती है, जिसमें इक्विटी शेयर, प्रेफरेंस शेयर और पूर्णतः डाइल्यूटेड आधार पर स्वामित्व प्रतिशत शामिल हैं।
• शेयर प्रमाणपत्र और आवंटन अभिलेख: आवश्यक शेयर आवंटन अभिलेखों और दस्तावेजों के साथ-साथ भौतिक शेयर प्रमाणपत्र या संबंधित डीमैट विवरण बनाए रखें।
• पूर्व निवेश समझौते: पहले के फंडिंग दौरों से हस्ताक्षरित शेयर खरीद समझौते (एसपीए), शेयर सदस्यता समझौते (एसएसए) और साइड लेटर एकत्र करें।
• शेयरधारकों का समझौता (SHA): यह दस्तावेज़ शेयरधारकों के अधिकारों और दायित्वों की व्याख्या करता है, जिसमें मतदान का अधिकार, बोर्ड में प्रतिनिधित्व, परिसमापन वरीयता और ड्रैग-अलॉन्ग या टैग-अलॉन्ग अधिकार शामिल हैं।
• पिछले फंडिंग दौरों के टर्म शीट: पिछले फंडिंग दौरों के टर्म शीट की प्रतियां संभाल कर रखें।
• ईएसओपी दस्तावेज़: कर्मचारी स्टॉक विकल्प योजना नीति, बोर्ड की स्वीकृतियाँ, विकल्प पूल विवरण, अनुदान पत्र और निहित होने की समय-सारणी को बनाए रखें।
• परिवर्तनीय प्रतिभूतियाँ: जहां भी लागू हो, बकाया परिवर्तनीय नोटों, भविष्य की इक्विटी के लिए सरल समझौतों (SAFE) और अनिवार्य रूप से परिवर्तनीय वरीयता शेयरों (CCPS) का रिकॉर्ड रखें।

निवेशक किन वित्तीय दस्तावेजों की समीक्षा करते हैं?

वित्तीय दस्तावेज़ निवेशकों को यह समझने में मदद करते हैं कि स्टार्टअप पैसा कैसे कमाता है, खर्च कैसे करता है, ऋण का प्रबंधन कैसे करता है और भविष्य में विकास की योजना कैसे बनाता है। पिच डेक में प्रस्तुत आंकड़े कंपनी के वास्तविक वित्तीय रिकॉर्ड के अनुरूप होने चाहिए।

महत्वपूर्ण वित्तीय दस्तावेज

• लेखापरीक्षित वित्तीय विवरण: पिछले तीन से पांच वर्षों के लिए, या कंपनी के परिचालन शुरू होने के बाद से, बैलेंस शीट, लाभ और हानि विवरण और नकदी प्रवाह विवरण तैयार करें।
• प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) रिपोर्ट: ये मासिक या त्रैमासिक रिपोर्ट राजस्व, व्यय, व्यवसाय प्रदर्शन और इकाई अर्थशास्त्र के बारे में नवीनतम जानकारी प्रदान करती हैं।
• बैंक स्टेटमेंट: कंपनी के सभी सक्रिय बैंक खातों के स्टेटमेंट संभाल कर रखें, जो आम तौर पर निवेशक की आवश्यकताओं के आधार पर पिछले 12 से 24 महीनों के हों।
• आयकर रिटर्न: दाखिल किए गए रिटर्न और वित्तीय विवरणों से मेल खाने वाले सहायक दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करें।
• राजस्व और व्यय के रिकॉर्ड: प्रमुख ग्राहकों, आवर्ती राजस्व, आपूर्तिकर्ताओं और परिचालन लागतों के बारे में विस्तृत जानकारी बनाए रखें।
• प्राप्य और देय खाते: ग्राहकों के अवैतनिक बिलों और विक्रेताओं को बकाया भुगतान दर्शाने वाली रिपोर्ट तैयार करें।
• ऋण और देनदारी संबंधी दस्तावेज: इनमें बैंक ऋण, संस्थापक ऋण, क्रेडिट सुविधाएं, उपकरण पट्टे और अन्य बकाया वित्तीय दायित्व शामिल हैं।
• वित्तीय अनुमान: अपेक्षित राजस्व, व्यय, नकदी आवश्यकताओं और खर्च की दर को शामिल करते हुए एक यथार्थवादी तीन से पांच साल का वित्तीय मॉडल तैयार करें।

कौन-कौन से अनुबंध और वाणिज्यिक दस्तावेज तैयार होने चाहिए?

वाणिज्यिक समझौते यह दर्शाते हैं कि स्टार्टअप ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, व्यावसायिक भागीदारों और सेवा प्रदाताओं के साथ कैसे काम करता है।

• ग्राहक समझौते: प्रमुख ग्राहकों के साथ मानक सेवा शर्तें, उद्यम अनुबंध और मास्टर सेवा समझौते (एमएसए)।
• विक्रेता और आपूर्तिकर्ता समझौते: क्लाउड सेवा प्रदाताओं, सॉफ्टवेयर कंपनियों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य महत्वपूर्ण विक्रेताओं के साथ अनुबंध।
• साझेदारी और वितरण समझौते: पुनर्विक्रेताओं, चैनल भागीदारों, संयुक्त उद्यमों और अन्य व्यावसायिक व्यवस्थाओं से संबंधित दस्तावेज।
• पट्टा और संपत्ति समझौते: कार्यालय पट्टे, कोवर्किंग स्पेस अनुबंध और व्यावसायिक परिसर से संबंधित समझौते।
• प्रमुख खरीद आदेश: महत्वपूर्ण उपकरण खरीद, पूंजीगत व्यय या बड़ी खरीद प्रतिबद्धताओं के रिकॉर्ड।
• रोजगार और सलाहकार समझौते: कर्मचारियों, सलाहकारों और फ्रीलांसरों के साथ हस्ताक्षरित अनुबंध।
• प्रतिबंधात्मक खंड: ऐसे अनुबंधों की सूची जिनमें विशिष्टता संबंधी आवश्यकताएं, गैर-प्रतिस्पर्धा प्रावधान, नियंत्रण परिवर्तन संबंधी खंड या प्रतिकूल समाप्ति शर्तें शामिल हों।

संस्थापकों को कौन से बौद्धिक संपदा दस्तावेज तैयार करने चाहिए?

• ट्रेडमार्क रिकॉर्ड: कंपनी के नाम, लोगो, टैगलाइन और उत्पाद ब्रांडों के लिए पंजीकरण प्रमाण पत्र और लंबित आवेदन।
• पेटेंट दस्तावेज: स्वीकृत पेटेंट, अनंतिम आवेदन और आविष्कारों तथा स्वामित्व वाली प्रौद्योगिकी से संबंधित प्रासंगिक फाइलिंग रिकॉर्ड।
• कॉपीराइट दस्तावेज़: मूल सामग्री, विपणन सामग्री, डिज़ाइन और अन्य संरक्षित कार्यों से संबंधित रिकॉर्ड।
• डोमेन नाम और सोशल मीडिया खाते: कंपनी के आधिकारिक डोमेन और सोशल मीडिया प्रोफाइल पर स्वामित्व और प्रशासनिक नियंत्रण का प्रमाण।
• सॉफ्टवेयर स्वामित्व रिकॉर्ड: उत्पाद में उपयोग किए गए कोड रिपॉजिटरी, तृतीय-पक्ष सॉफ्टवेयर लाइसेंस और ओपन-सोर्स सॉफ्टवेयर के बारे में जानकारी।
• आईपी ​​असाइनमेंट समझौते: हस्ताक्षरित दस्तावेज जो इस बात की पुष्टि करते हैं कि संस्थापकों, कर्मचारियों और फ्रीलांस डेवलपर्स द्वारा बनाई गई बौद्धिक संपदा को आवश्यकतानुसार कंपनी को सौंप दिया गया है।
• गोपनीयता समझौते (एनडीए): कर्मचारियों, ठेकेदारों, विक्रेताओं और व्यावसायिक भागीदारों के साथ गोपनीयता समझौते।

ड्यू डिलिजेंस के दौरान किन कर्मचारी और मानव संसाधन दस्तावेजों की जाँच की जाती है?

• कर्मचारी निर्देशिका और संगठनात्मक चार्ट: कर्मचारियों की एक सूची जिसमें उनकी भूमिकाएं, शामिल होने की तिथियां, रिपोर्टिंग संरचनाएं और कार्य स्थान दर्शाए गए हों।
• रोजगार समझौते: नौकरी की जिम्मेदारियों, गोपनीयता, बौद्धिक संपदा, समाप्ति और अन्य रोजगार शर्तों को कवर करने वाले हस्ताक्षरित अनुबंध।
• मुआवजा संबंधी रिकॉर्ड: वेतन विवरण, बोनस योजनाएं, कमीशन संरचनाएं और वेतन भुगतान संबंधी रिकॉर्ड।
• ईएसओपी अनुदान पत्र: हस्ताक्षरित विकल्प दस्तावेज जो कंपनी के ईएसओपी रिकॉर्ड और पूंजी तालिका से मेल खाते हैं।
• सलाहकार और ठेकेदार समझौते: वे अनुबंध जो जिम्मेदारियों, सौंपे जाने वाले कार्यों, भुगतान की शर्तों और संबंधित बौद्धिक संपदा स्वामित्व अधिकारों को परिभाषित करते हैं।
• कर्मचारी विवाद रिकॉर्ड: वर्तमान या अतीत की शिकायतों, सेवा समाप्ति समझौतों और रोजगार संबंधी दावों का विवरण।
• श्रम कानून अनुपालन दस्तावेज: भविष्य निधि (पीएफ), कर्मचारी राज्य बीमा (ईएसआई), ग्रेच्युटी और स्थानीय श्रम कल्याण आवश्यकताओं से संबंधित लागू रिकॉर्ड।

कर और नियामक अनुपालन के लिए कौन-कौन से दस्तावेज़ आवश्यक हैं?

कर भुगतान में चूक और वैधानिक दस्तावेज दाखिल करने में चूक के परिणामस्वरूप जुर्माना, नोटिस और अन्य कानूनी जटिलताएं उत्पन्न हो सकती हैं।

• जीएसटी पंजीकरण और रिटर्न: पंजीकरण प्रमाण पत्र और लागू जीएसटी रिटर्न, जिनमें जीएसटीआर-1, जीएसटीआर-3बी और जीएसटीआर-9 शामिल हैं, जहां आवश्यक हो, संभाल कर रखें।
• आयकर रिकॉर्ड: कंपनी के आयकर रिटर्न और संबंधित कर लेखापरीक्षा रिपोर्ट को बनाए रखें।
• स्रोत पर कर कटौती (टीडीएस) संबंधी रिकॉर्ड: इसमें वेतन और विक्रेता भुगतानों से काटे गए कर से संबंधित त्रैमासिक रिटर्न, भुगतान चालान और प्रमाण पत्र शामिल हैं।
• उद्योग लाइसेंस: क्षेत्र-विशिष्ट अनुमोदन तैयार करें, जैसे कि लागू खाद्य व्यवसायों के लिए FSSAI लाइसेंस, विनियमित वित्तीय गतिविधियों के लिए संबंधित RBI अनुमोदन, या जहां आवश्यक हो, आयात-निर्यात पंजीकरण।
• नियामक अनुमतियाँ: संबंधित पर्यावरणीय, नगरपालिका और राज्य स्तरीय स्वीकृतियाँ प्राप्त करना आवश्यक है।
• कर संबंधी नोटिस और आकलन: कर आकलन आदेश, कारण बताओ नोटिस, जांच और कंपनी की प्रतिक्रियाओं का खुलासा करें।
• लंबित अनुपालन ट्रैकर: आगामी फाइलिंग की समयसीमा, लंबित स्वीकृतियों और अनसुलझे अनुपालन मामलों की एक सूची तैयार करें।

संस्थापकों को मुकदमेबाजी और कानूनी जोखिम से संबंधित कौन से दस्तावेज प्रकट करने चाहिए?

• मुकदमेबाजी: वर्तमान, लंबित या संभावित अदालती मामले, मध्यस्थता कार्यवाही और न्यायाधिकरण संबंधी मामले।
• कानूनी नोटिस: ग्राहकों, मकान मालिकों, प्रतिस्पर्धियों, पूर्व भागीदारों और अन्य पक्षों से प्राप्त या उन्हें जारी किए गए नोटिस।
• नियामक पूछताछ: सरकारी अधिकारियों, श्रम निरीक्षकों या उपभोक्ता मंचों से संबंधित औपचारिक संचार या जांच।
• व्यावसायिक विवाद: भुगतान संबंधी अनसुलझे मतभेद, अनुबंध उल्लंघन और विक्रेताओं या ग्राहकों के साथ विवाद।
• भौतिक दावे और देनदारियां: संभावित वित्तीय दायित्व जो कंपनी की वित्तीय स्थिति को प्रभावित कर सकते हैं, जिनमें संबंधित गैर-बीमाकृत दावे भी शामिल हैं।
• समझौता ज्ञापन: हस्ताक्षरित विवाद निपटान, मुक्ति समझौते और समझौता आदेश।

स्टार्टअप ड्यू डिलिजेंस दस्तावेज़ चेकलिस्ट

संस्थापकों को ड्यू डिलिजेंस डेटा रूम कैसे व्यवस्थित करना चाहिए?

वर्चुअल डेटा रूम (VDR) एक सुरक्षित डिजिटल स्थान है जहाँ संस्थापक निवेशकों की समीक्षा के लिए दस्तावेज़ संग्रहीत करते हैं। यह निवेशकों, वकीलों और वित्तीय सलाहकारों को संस्थापक से बार-बार व्यक्तिगत फ़ाइलें मांगे बिना जानकारी खोजने में मदद करता है।

1. कंपनी एवं निगमन दस्तावेज़
2. पूंजी तालिका और प्रतिभूतियाँ
3. वित्तीय और कर अभिलेख
4. वाणिज्यिक अनुबंध
5. बौद्धिक संपदा
6. मानव संसाधन और टीम के रिकॉर्ड
7. नियामक अनुमोदन और लाइसेंस
8. मुकदमेबाजी और कानूनी खुलासे

डेटा रूम के प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

1. स्पष्ट फोल्डर बनाएं: सभी दस्तावेजों को एक ही फोल्डर में रखने के बजाय, उन्हें उनकी श्रेणियों के अनुसार समूहित करें।
2. फ़ाइल के नामों में एकरूपता बनाए रखें: अस्पष्ट नामों से बचें, वर्णनात्मक नामों का उपयोग करें।
3. सही संस्करण अपलोड करें: सुनिश्चित करें कि नवीनतम हस्ताक्षरित और निष्पादित समझौते उपलब्ध हों। आवश्यकतानुसार दस्तावेज़ संस्करणों का रिकॉर्ड रखें।
4. गुम दस्तावेजों को ट्रैक करें: यदि कोई दस्तावेज़ अभी भी तैयार किया जा रहा है, तो उसकी स्थिति और अपेक्षित उपलब्धता के बारे में बताते हुए एक संक्षिप्त नोट जोड़ें।
5. पहुँच को नियंत्रित करें: Google Drive, Dropbox या समर्पित VDR सॉफ़्टवेयर जैसे सुरक्षित प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें। केवल अधिकृत लोगों को ही पहुँच प्रदान करें और आवश्यकतानुसार केवल पढ़ने की अनुमति या डाउनलोड प्रतिबंध लागू करें।

स्टार्टअप्स को ड्यू डिलिजेंस के दौरान किन सामान्य गलतियों से बचना चाहिए?

• वैधानिक दस्तावेज जमा न करना: निवेश प्रक्रिया पूरी होने से पहले, जमा न किए गए वार्षिक रिटर्न या पुराने कॉर्पोरेट रिकॉर्ड को ठीक करना आवश्यक हो सकता है।
• गलत पूंजी तालिका: प्रस्तुति के विवरण में दी गई स्वामित्व संबंधी जानकारी शेयर प्रमाणपत्रों, प्रस्तावों या आधिकारिक दस्तावेजों से मेल नहीं खा सकती है।
• बौद्धिक संपदा स्वामित्व का अस्पष्ट होना: ठेकेदारों ने आवश्यक बौद्धिक संपदा हस्तांतरण दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए बिना महत्वपूर्ण सॉफ़्टवेयर विकसित किया हो सकता है।
• छिपे हुए विवाद या देनदारियां: कानूनी नोटिस, ग्राहक विवाद या बकाया दायित्वों को छिपाने से निवेशकों का विश्वास कम हो सकता है।
• रोजगार समझौतों का अभाव: अनौपचारिक प्रस्ताव और मौखिक वादे रोजगार की शर्तों, गोपनीयता और बौद्धिक संपदा अधिकारों के बारे में अनिश्चितता पैदा कर सकते हैं।
• अप्रचलित वित्तीय जानकारी: पुरानी प्रबंधन रिपोर्टें कंपनी के वर्तमान प्रदर्शन को सटीक रूप से प्रतिबिंबित नहीं कर सकती हैं।
• नियंत्रण परिवर्तन संबंधी अनदेखी धाराएँ: कुछ वाणिज्यिक या ऋण समझौतों में यह प्रावधान हो सकता है कि यदि कोई नया निवेशक कंपनी में महत्वपूर्ण हिस्सेदारी हासिल कर लेता है तो अनुबंध समाप्त कर दिया जाए।

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निष्कर्ष

स्टार्टअप की ड्यू डिलिजेंस प्रक्रिया तब आसान हो जाती है जब संस्थापक सटीक रिकॉर्ड रखते हैं और अपने दस्तावेज़ पहले से व्यवस्थित कर लेते हैं। कानूनी, वित्तीय, कर, स्वामित्व, मानव संसाधन और बौद्धिक संपदा संबंधी दस्तावेज़ तैयार रखने से निवेशकों का विश्वास बढ़ता है और देरी कम होती है। सुव्यवस्थित डेटा रूम स्टार्टअप को पेशेवर और विकास के लिए तैयार दिखाता है। फंड जुटाने से पहले, अपने रिकॉर्ड की समीक्षा करें, छूटे हुए दस्तावेज़ों को ठीक करें और जहां आवश्यक हो, पेशेवर सलाह लें।

अस्वीकरण : यह ब्लॉग केवल सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए है। यदि आपको कानूनी परामर्श की आवश्यकता है, तो कृपया किसी अनुभवी कॉर्पोरेट वकील से संपर्क करें ।