भारतातील नियोक्त्यांसाठी एचआर कायदेशीर अनुपालन तपासणी सूची

स्टार्टअप्सपासून ते बहुराष्ट्रीय कंपन्यांपर्यंत प्रत्येक व्यवसायासाठी एचआर कायदेशीर अनुपालन आवश्यक आहे. ही चेकलिस्ट भारतीय नियोक्त्यांना त्यांच्या जबाबदाऱ्या समजून घेण्यास आणि कर्मचाऱ्यांच्या संपूर्ण जीवनचक्रातील प्रमुख कायदेशीर आवश्यकता वेळेवर व्यवस्थापित करण्यास मदत करते.

नियोक्त्यांनी एचआर कायदेशीर अनुपालन तपासणी सूचीमध्ये कोणत्या गोष्टींचा समावेश करावा?

एचआर कायदेशीर अनुपालन तपासणी सूची (HR legal compliance checklist) हा एक व्यावहारिक दस्तऐवज आहे जो व्यवसायाला त्याच्या कामकाजाला लागू असलेल्या रोजगार कायद्यांचे पालन करण्यास मदत करतो. एचआर अनुपालनामध्ये रोजगाराच्या जवळपास प्रत्येक टप्प्याचा समावेश होतो, ज्यामध्ये खालील गोष्टींचा समावेश आहे:

• भरती आणि कर्मचारी रुजू करून घेण्याची प्रक्रिया.
• रोजगार करार आणि नियुक्तीपत्रे.
• वेतन रचना आणि किमान वेतनाच्या आवश्यकता.
• कामाचे तास, अतिरिक्त कामाचे तास आणि साप्ताहिक सुट्ट्या.
• भविष्य निर्वाह निधी, ईएसआय, ग्रॅच्युइटी आणि इतर लाभ.
• कार्यस्थळाची सुरक्षितता आणि कर्मचाऱ्यांचे कल्याण.

कोणते कायदे लागू होतात हे ठरवणारे प्रमुख घटक

अनेक प्रमुख व्यावसायिक तपशील हे ठरवतात की, एखाद्या संस्थेने भारतात कोणत्या विशिष्ट कामगार कायद्यांचे आणि अनुपालन नियमांचे पालन केले पाहिजे.

1. व्यवसायाच्या स्थानानुसार कामगार कायदे प्रत्येक राज्यात वेगवेगळे असतात. राज्य-विशिष्ट दुकाने आणि आस्थापना कायदे कामाचे तास, साप्ताहिक सुट्टी, ओव्हरटाईम, रजा, उघडण्याच्या/बंद करण्याच्या वेळा आणि सार्वजनिक सुट्ट्या यांचे नियमन करतात.
2. कार्यस्थळ कारखाना, व्यावसायिक कार्यालय, आयटी फर्म, खाण, शैक्षणिक संस्था किंवा इतर प्रकारची संस्था आहे की नाही यावर अवलंबून आस्थापनेच्या प्रकारानुसार नियम बदलतात.
3. कर्मचाऱ्यांची संख्या: अनेक कामगार कायदे, जसे की ईपीएफ, ईएसआय, ग्रॅच्युइटी आणि पॉश अनुपालनासाठीची मर्यादा, कंपनीने एक विशिष्ट कर्मचारी संख्या गाठल्यानंतरच लागू होतात.
4. व्यवसायाचे स्वरूप: ज्या उद्योगांमध्ये विशिष्ट कामाची परिस्थिती असते - जसे की धोकादायक काम, रात्रीची पाळी, सतत उत्पादन किंवा कंत्राटी कामगार - त्यांना अतिरिक्त सुरक्षा आणि रोजगाराच्या नियमांचे पालन करणे आवश्यक आहे.

केंद्रीकृत अनुपालन तपासणी सूची राखण्याचे फायदे

• महत्त्वाच्या अंतिम मुदतींचा मागोवा घ्या: एचआर टीम मासिक ईपीएफ आणि ईएसआय भरणे, कर कपात आणि वार्षिक वैधानिक फाइलिंगवर लक्ष ठेवू शकतात.
• योग्य नोंदी ठेवा: तपासणी आणि लेखापरीक्षणासाठी कर्मचारी नोंदवही, पगाराच्या नोंदी, उपस्थितीचा तपशील आणि पैसे भरल्याच्या पावत्या सुव्यवस्थित ठेवा.
• कायदेशीर धोके कमी करा: नियमित तपासणीमुळे अनुपालनातील त्रुटी मोठे आर्थिक वाद किंवा दंड बनण्यापूर्वीच ओळखण्यास मदत होते.
• सुसंगतता राखा: अनेक शाखा असलेले व्यवसाय राज्याच्या विशिष्ट आवश्यकतांनुसार आवश्यक बदल करताना प्रमाणित अंतर्गत कार्यपद्धतींचे पालन करू शकतात.

भारताच्या चार कामगार कायद्यांना समजून घेणे

भारताने २९ केंद्रीय कामगार कायदे एकत्रित करून चार सोप्या कामगार संहिता तयार केल्या:

1. वेतन संहिता, २०१९: प्रत्येक कामगाराला योग्य, समान वेतन आणि बोनस वेळेवर मिळेल याची खात्री करते.
2. औद्योगिक संबंध संहिता, २०२०: नोकरभरती, नोकरकपात, कामाच्या ठिकाणचे वर्तन, कामगार संघटना आणि विवाद निराकरण यासाठी न्याय्य नियम निर्धारित करते.
3. सामाजिक सुरक्षा संहिता, २०२०: ईपीएफ, ईएसआय, ग्रॅच्युइटी आणि प्रसूती रजेच्या माध्यमातून आर्थिक आणि वैद्यकीय सुरक्षा कवच प्रदान करते.
4. व्यावसायिक सुरक्षा, आरोग्य आणि कामाच्या परिस्थिती (ओएसएच) संहिता, २०२०: सर्व उद्योगांमध्ये सुरक्षित, आरोग्यदायी कार्यस्थळे आणि न्याय्य कामाचे तास यांची हमी देते.

इतर महत्त्वाचे रोजगार कायदे

• पॉश कायदा, २०१३: कार्यस्थळावरील महिलांचा लैंगिक छळ (प्रतिबंध, मनाई आणि निवारण) कायद्यांतर्गत येणाऱ्या संस्थांना एक योग्य तक्रार निवारण प्रणाली स्थापित करणे आवश्यक आहे. १० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कार्यस्थळांवर एक अंतर्गत समिती असणे आवश्यक आहे.
• राज्य दुकाने आणि आस्थापना अधिनियम: हे कायदे समाविष्ट व्यावसायिक आस्थापनांसाठी कामाचे तास, अतिरिक्त कामाचा मोबदला, रजा, साप्ताहिक सुट्ट्या आणि इतर अटींचे नियमन करतात.
• व्यावसायिक कर आणि आयकर: नियोक्त्यांना लागू असलेल्या राज्य कायद्यांनुसार व्यावसायिक कर वजा करून जमा करावा लागू शकतो आणि केंद्रीय कर नियमांनुसार उद्गमस्थानी कर कपात (TDS) करावी लागू शकते.
• दिव्यांग व्यक्तींचे हक्क अधिनियम, २०१६: या कायद्यांतर्गत येणाऱ्या आस्थापनांनी लागू असलेल्या समान संधीच्या आवश्यकतांचे पालन करणे आणि कामाच्या ठिकाणी वाजवी सोयीसुविधांचा विचार करणे आवश्यक आहे.

भरती आणि कर्मचारी ऑनबोर्डिंगसाठी एचआर अनुपालन तपासणी सूची

रोजगाराचे नाते भरती आणि रुजू करून घेण्याने सुरू होते. एक साधी रुजू करून घेण्याची प्रक्रिया साधारणपणे खालील टप्प्यांनुसार पार पडते:

1. ऑफर लेटर आणि नियुक्ती पत्र जारी करा.
2. कर्मचाऱ्यांची आवश्यक कागदपत्रे गोळा करा.
3. वैधानिक आणि वेतनपत्रक नोंदणी पूर्ण करा.
4. कामाच्या ठिकाणची धोरणे सामायिक करा आणि कर्मचाऱ्यांची स्वीकृती मिळवा.

महत्त्वाच्या ऑनबोर्डिंग पद्धती

• लेखी रोजगार करार जारी करणे: नियोक्त्यांनी, लागू कायद्यानुसार आवश्यकतेनुसार, कर्मचाऱ्यांना त्यांच्या रुजू होण्याच्या तारखेपूर्वी किंवा त्या दिवशी नियुक्तीपत्रे किंवा लेखी रोजगार करार प्रदान करावेत.
• रोजगाराच्या अटी स्पष्टपणे नमूद करा: करारामध्ये कर्मचाऱ्याचे पदनाम, पगार, भत्ते, कामाचे ठिकाण, कामाचे तास, परिवीक्षा कालावधी, रजेची पात्रता आणि सूचना कालावधी स्पष्ट केला पाहिजे.
• फक्त आवश्यक कागदपत्रे गोळा करा: ऑनबोर्डिंगच्या वेळी, नियोक्ते ओळखपत्र, पॅन, शैक्षणिक प्रमाणपत्रे, मागील नोकरीची नोंद आणि बँक खात्याचा तपशील यांसारखी कागदपत्रे गोळा करू शकतात.
• वैधानिक नोंदण्या पूर्ण करा: एचआर आणि पेरोल टीमने लागू असलेल्या नोंदण्या आणि कागदपत्रे पूर्ण करावीत, ज्यामध्ये ईपीएफ-संबंधित यूएएन व्यवस्था, ईएसआय नोंदणी आणि कर कपातीच्या तपशिलांचा समावेश आहे.
• कंपनीची धोरणे सामायिक करा: प्रत्येक नवीन कर्मचाऱ्याला कर्मचारी पुस्तिका, आचारसंहिता, छळवणूक विरोधी धोरण आणि तक्रार निवारण धोरण मिळाले पाहिजे.

पगार, किमान वेतन आणि वेतनपट अनुपालन

1. किमान वेतनाच्या सूचनांचे पालन करा

नियोक्त्यांनी संबंधित राज्य सरकारने अधिसूचित केलेले किमान वेतन दर तपासले पाहिजेत. अकुशल, अर्धकुशल, कुशल आणि उच्चकुशल कामगार यांसारख्या कौशल्य श्रेणींनुसार दर भिन्न असू शकतात.

2. पगार वेळेवर द्या

मासिक वेतन लागू कायद्याने विहित केलेल्या वेळेत दिले पाहिजे. संबंधित अंतिम मुदत कर्मचारी संख्या आणि लागू वैधानिक चौकट यांसारख्या घटकांवर अवलंबून असू शकते.

3. वेतन संरचनांचे पुनरावलोकन करा

वेतन संहिता, २०१९ वेतनाची एक सर्वमान्य व्याख्या प्रदान करते आणि वेतन गणनेतून वगळल्या जाणाऱ्या काही बाबींवर मर्यादा घालते. संहितेमध्ये वर्णन केलेल्या चौकटीनुसार, निर्दिष्ट वगळलेल्या बाबी एकूण मोबदल्याच्या ५०% पेक्षा जास्त असू शकत नाहीत.

4. स्पष्ट वेतनपत्रे जारी करा

कर्मचाऱ्यांना पगाराचे घटक आणि कपात दर्शवणारी वेतन स्लिप मिळायला हवी. एका तपशीलवार वेतन स्लिपमध्ये साधारणपणे खालील बाबींचा समावेश असतो:

• मूळ पगार आणि भत्ते.
• एकूण पगार.
• लागू असल्यास, ईपीएफ आणि ईएसआय कपाती.
• व्यावसायिक कर आणि टीडीएस.
• उपस्थिती आणि कामाचे दिवस.
• देय निव्वळ पगार.

5. उपस्थितीची वेतनाशी जुळवणी करा

पगाराची गणना उपस्थितीच्या नोंदी, मंजूर रजा, अतिरिक्त कामाचा तपशील आणि कामाच्या पाळ्यांच्या वेळापत्रकाशी जुळली पाहिजे. पगार देण्यापूर्वी कोणताही फरक तपासला पाहिजे.

6. पेमेंटच्या नोंदी ठेवा

नियोक्त्यांनी वेतन नोंदवही, बँक हस्तांतरणाच्या नोंदी, वेतन स्लिप्स आणि वेतनाशी संबंधित इतर कागदपत्रे जतन करून ठेवावीत.

कामाचे तास, ओव्हरटाईम, साप्ताहिक सुट्ट्या आणि रजा

1. दैनंदिन आणि साप्ताहिक कामाचे तास

नियोक्त्यांनी दैनंदिन आणि साप्ताहिक कामाच्या तासांसाठी विहित केलेल्या मर्यादांचे पालन करणे आवश्यक आहे. अनुपालन आराखड्यात नमूद केलेल्या सर्वसाधारण मर्यादा, लागू कायद्याच्या अधीन राहून, दररोज सुमारे ८ ते ९ तास आणि आठवड्यातून ४८ तासांपर्यंत आहेत.

2. अतिरिक्त कामाचा मोबदला

नियोक्त्यांनी अतिरिक्त कामाच्या वेळेची अचूक नोंद ठेवावी. जिथे लागू कायद्यानुसार दुप्पट वेतन देणे आवश्यक आहे, तिथे अतिरिक्त कामाचा मोबदला सामान्य दराच्या दुप्पट दराने दिला पाहिजे.

3. साप्ताहिक सुट्ट्या आणि सार्वजनिक सुट्ट्या

कर्मचाऱ्यांना ठरवलेला साप्ताहिक विश्रांतीचा दिवस मिळाला पाहिजे. व्यवसायाच्या स्वरूपानुसार, ही सुट्टी रविवार किंवा आळीपाळीने दिली जाणारी साप्ताहिक सुट्टी असू शकते.

4. रजा आणि रजा रोखीकरण

कंपन्यांनी, जेथे लागू असेल तेथे, अर्जित रजा, नैमित्तिक रजा आणि आजारपणाची रजा यांचा समावेश असलेली स्पष्ट रजा धोरणे राबवली पाहिजेत.

5. रात्रीच्या पाळीतील सुरक्षितता

रात्रीच्या पाळीसाठी महिला कर्मचाऱ्यांची नियुक्ती करणाऱ्या नियोक्त्यांनी लागू असलेल्या राज्य नियमांचे पालन करणे आवश्यक आहे. यामध्ये सुरक्षित वाहतूक, योग्य प्रकाशयोजना, सुरक्षा व्यवस्था आणि आपत्कालीन सहाय्य प्रणाली यांचा समावेश असू शकतो.

पीएफ, ईएसआय, ग्रॅच्युइटी आणि इतर कर्मचारी लाभ

भारतातील प्रत्येक नियोक्त्याने, त्यांच्या टीमचा आकार एका विशिष्ट मर्यादेपर्यंत पोहोचल्यावर, काही अनिवार्य आर्थिक आणि आरोग्यविषयक लाभ देणे बंधनकारक आहे. खाली या प्रमुख वैधानिक लाभांची, ते कोणाला लागू होतात आणि त्यांची कार्यपद्धती कशी आहे याची एक सोपी माहिती दिली आहे.

कर्मचारी भविष्य निर्वाह निधी (ईपीएफ)

• जेव्हा लागू होते: २० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कंपन्या.
• हे कसे कार्य करते: कर्मचारी आणि नियोक्ता दोघेही कर्मचाऱ्याच्या मूळ पगाराच्या १२% सेवानिवृत्ती बचतीसाठी योगदान देतात (नियोक्त्याचा वाटा भविष्य निर्वाह निधी आणि पेन्शन योजनेत विभागला जातो).

कर्मचारी राज्य विमा (ESI)

• जेव्हा लागू होते: १० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कंपन्या (बहुतेक राज्यांमध्ये).
• कार्यपद्धती: मासिक ₹21,000 पर्यंत कमावणाऱ्या कर्मचाऱ्यांसाठी वैद्यकीय आणि रोख लाभ प्रदान करते. नियोक्ता वेतनाच्या 3.25% आणि कर्मचारी 0.75% योगदान देतो.

ग्रॅच्युइटी

• जेव्हा लागू होते: १० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कंपन्या.
• हे कसे काम करते: जेव्हा एखादा कर्मचारी कंपनी सोडतो, तेव्हा त्याला एकरकमी धन्यवाद रक्कम दिली जाते, मात्र त्यासाठी त्याने कंपनीत किमान ५ वर्षे सलग काम केलेले असणे आवश्यक आहे (मृत्यू किंवा अपंगत्व यांसारखे काही कायदेशीर अपवाद वगळता).

मातृत्व लाभ

• जेव्हा लागू होते: १० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कंपन्या.
• हे कसे काम करते: कायदेशीर नियमांनुसार, पात्र महिला कर्मचाऱ्यांना गर्भधारणेदरम्यान आणि प्रसूतीनंतर २६ आठवड्यांपर्यंतची पगारी रजा मिळते.

वैधानिक बोनस

• जेव्हा लागू होते: २० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या कंपन्या.
• याची कार्यपद्धती: शासनाने निर्धारित केलेल्या वेतन मर्यादेत बसणाऱ्या आणि उपस्थितीचे मूलभूत नियम पूर्ण करणाऱ्या पात्र कर्मचाऱ्यांना दिला जाणारा वार्षिक बोनस.

POSH अनुपालन आणि कामाच्या ठिकाणी होणारा छळ प्रतिबंध

1. अंतर्गत समिती स्थापन करा

कायद्यानुसार, १० किंवा अधिक कर्मचारी असलेल्या प्रत्येक कार्यालयात किंवा शाखेत एक अंतर्गत समिती (IC) असणे बंधनकारक आहे. या समितीचे अध्यक्षपद एका वरिष्ठ महिला कर्मचाऱ्याने भूषवावे.

2. लैंगिक छळ प्रतिबंधक धोरण तयार करा

नियोक्त्यांनी लैंगिक छळ म्हणजे काय, कर्मचारी तक्रारी कशा दाखल करू शकतात आणि त्यानंतर कोणती कारवाई केली जाऊ शकते, हे स्पष्ट करणारे एक लेखी धोरण तयार केले पाहिजे.

3. कर्मचारी प्रशिक्षण आयोजित करा

कर्मचाऱ्यांना कामाच्या ठिकाणचे वर्तन, तक्रार नोंदवण्याचे मार्ग आणि लैंगिक छळाचे परिणाम समजावून सांगणारी नियमित जागरूकता सत्रे मिळाली पाहिजेत.

4. चौकशी प्रक्रियेचे अनुसरण करा

तक्रारी गोपनीयतेने आणि POSH कायद्याने विहित केलेल्या कार्यपद्धतीनुसार हाताळल्या पाहिजेत. या कायद्यात सर्वसाधारणपणे चौकशी पूर्ण करण्यासाठी ९० दिवस, चौकशी पूर्ण झाल्यानंतर अहवाल सादर करण्यासाठी १० दिवस आणि शिफारशींची अंमलबजावणी करण्यासाठी ६० दिवसांची तरतूद आहे.

5. संपूर्ण वार्षिक अहवाल

नियोक्त्यांनी आवश्यक POSH वार्षिक अहवाल तयार करून तो लागू असलेल्या मुदतीत संबंधित जिल्हा अधिकाऱ्याकडे सादर करावा.

कर्मचारी सुरक्षा, कामाच्या ठिकाणची धोरणे आणि तक्रार निवारण

कर्मचारी आणि मालक या दोघांसाठीही सुरक्षित आणि आदरपूर्ण कामाचे ठिकाण महत्त्वाचे आहे.

शारीरिक आणि मानसिक कामाच्या ठिकाणची सुरक्षितता

• योग्य वायुवीजन आणि स्वच्छ पिण्याचे पाणी.
• पुरेशी स्वच्छतागृहे आणि स्वच्छता सुविधा.
• प्रथमोपचार किट आणि आपत्कालीन वैद्यकीय व्यवस्था.
• अग्निसुरक्षा उपकरणे आणि आपत्कालीन बाहेर पडण्याचे मार्ग.
• नियमित सुरक्षा सराव आणि स्थलांतर योजना.

कामाच्या ठिकाणी महत्त्वाची धोरणे

• व्यवसाय आचारसंहिता आणि नीतिमत्ता.
• शिस्तभंग आणि वरिष्ठ अधिकाऱ्यांपर्यंत पोहोचवण्याचे धोरण.
• माहिती सुरक्षा आणि आयटी मालमत्ता वापराचे नियम.
• समान संधी आणि भेदभाव विरोधी धोरण.
• दूरस्थ काम आणि संकरित कार्यप्रणाली धोरण.
• तक्रार निवारण धोरण.

एक स्पष्ट तक्रार निवारण प्रक्रिया स्थापित करा

1. अनौपचारिक चर्चा: कर्मचारी, योग्य असेल तेथे, सर्वप्रथम रिपोर्टिंग मॅनेजरकडे हा मुद्दा मांडतो.
2. औपचारिक तक्रार: समस्येचे निराकरण न झाल्यास, कर्मचारी एचआर (HR) किंवा अंतर्गत पोर्टलद्वारे लेखी तक्रार सादर करतो.
3. अंतर्गत पुनरावलोकन: मानव संसाधन विभाग (HR) किंवा नियुक्त पथक तक्रारीची तपासणी करते आणि संबंधित माहितीची नोंद करते.
4. लेखी ठराव: संस्था आपला निर्णय कळवते आणि योग्य ती सुधारणात्मक कारवाई करते.

नियोक्त्यांनी जतन करणे आवश्यक असलेली एचआर कागदपत्रे आणि वैधानिक नोंदी

कर्मचारी सेवा समाप्ती, राजीनामा आणि पूर्ण-अंतिम तोडगा

जेव्हा एखादा कर्मचारी कंपनी सोडतो, तेव्हा त्यात समाविष्ट असलेल्या तीन प्रमुख संज्ञांचा हा एक संक्षिप्त आढावा आहे.

राजीनामा

• हे काय आहे: जेव्हा एखादा कर्मचारी स्वेच्छेने कंपनी सोडण्याचा निर्णय घेतो.
• मुख्य मुद्दे: कर्मचारी औपचारिक राजीनामा पत्र सादर करतो आणि त्यांच्या करारामध्ये नमूद केल्यानुसार आवश्यक सूचना कालावधी पूर्ण करतो (किंवा कमी पडणारी रक्कम भरतो).

समाप्ती

• हे काय आहे: जेव्हा नियोक्ता कर्मचाऱ्याची नोकरी समाप्त करण्याचा निर्णय घेतो.
• मुख्य मुद्दे: हे खराब कामगिरी, गैरवर्तन किंवा कंपनीच्या पुनर्रचनेमुळे घडू शकते. नियोक्त्याने कायदेशीर नियमांचे पालन करणे, योग्य सूचना (किंवा सूचना वेतन) देणे आणि कारणाची स्पष्ट नोंद ठेवणे आवश्यक आहे.

पूर्ण आणि अंतिम (FnF) सेटलमेंट

• • हे काय आहे: कंपनी आणि नोकरी सोडणाऱ्या कर्मचाऱ्यामधील सर्व थकबाकीची अंतिम गणना आणि वितरण.
  • मुख्य मुद्दे: यामध्ये प्रलंबित पगार, न वापरलेल्या सवेतन रजा, ग्रॅच्युइटी (पात्र असल्यास) आणि बोनस यांचा समावेश असतो, ज्यामधून कोणतीही कपात (जसे की न दिलेला नोटीस कालावधी किंवा प्रलंबित कर्ज) वजा केली जाते. कर्मचाऱ्याने कंपनीची सर्व मालमत्ता परत केल्यानंतर ही रक्कम निकाली काढली जाते.

कर्मचारी डेटा गोपनीयता आणि गुप्तता अनुपालन

• स्पष्ट गोपनीयता सूचना द्या. तुम्ही कोणता वैयक्तिक डेटा गोळा करता, तुम्हाला त्याची गरज का आहे आणि त्याचा वापर कसा केला जाईल, हे कर्मचारी आणि नोकरीच्या उमेदवारांना सांगा.
• रेकॉर्ड्सवरील प्रवेश मर्यादित करा. संवेदनशील एचआर फाइल्स केवळ अधिकृत कर्मचाऱ्यांपुरत्याच मर्यादित ठेवा, जेणेकरून एचआर, कायदेशीर आणि वित्त विभागांना त्यांच्या भूमिकेसाठी आवश्यक असलेल्या डेटापुरताच प्रवेश मिळेल.
• तृतीय-पक्ष एचआर विक्रेत्यांची तपासणी करा. बाह्य पेरोल, पार्श्वभूमी तपासणी आणि एचआर सॉफ्टवेअर विक्रेत्यांकडे मजबूत सुरक्षा उपाय आणि गोपनीयता करार असल्याची खात्री करा.
• कार्यस्थळावरील देखरेखीबद्दल पारदर्शक रहा. तुम्ही ईमेल, सिस्टम लॉगची तपासणी करत असाल किंवा सीसीटीव्ही वापरत असाल, तर स्पष्ट लेखी धोरणांद्वारे कर्मचाऱ्यांना माहिती द्या.
• डेटा संग्रहित करण्यासाठी आणि हटवण्यासाठी नियम निश्चित करा. कर्मचाऱ्यांच्या नोंदी किती काळ ठेवायच्या हे ठरवा, आवश्यकतेनुसार चुकीचा तपशील दुरुस्त करा आणि कायदेशीर धारणा कालावधी संपल्यानंतर जुना डेटा सुरक्षितपणे हटवा.

नियोक्त्यांसाठी एचआर कायदेशीर अनुपालन तपासणी सूची

• लागू कायदे: तुमच्या प्रत्येक कार्यालयाच्या ठिकाणी कोणते केंद्रीय आणि राज्य कामगार कायदे लागू होतात ते तपासा.
• रोजगार करार: सर्व पूर्ण-वेळ, निश्चित-मुदतीच्या आणि कंत्राटी कर्मचाऱ्यांना लेखी नियुक्तीपत्रे आणि करार द्या.
• किमान वेतन: तुमचे पगार तुमच्या राज्य सरकारच्या किमान वेतन दरांनुसार आहेत याची खात्री करा.
• वेतन रचना: वेतनाचे घटक कायदेशीर वेतन व्याख्या आणि भत्त्यांच्या मर्यादांचे पालन करतील अशा प्रकारे त्यांची योग्य मांडणी करा.
• वेतन आणि उपस्थिती: मासिक वेतनाची उपस्थिती, अतिरिक्त कामाचा मोबदला, रजा आणि साप्ताहिक सुट्ट्यांच्या नोंदींशी जुळवणी करा.
• ईपीएफ आणि ईएसआय: पीएफ आणि ईएसआयचा हिस्सा वेळेवर भरा आणि भरलेल्या रकमेच्या सर्व पावत्या जपून ठेवा.
• ग्रॅच्युइटी: कोणते कर्मचारी ग्रॅच्युइटीसाठी पात्र आहेत याचा मागोवा ठेवा आणि ती देण्यासाठी निधी तयार ठेवा.
• POSH अंतर्गत समिती: एक अंतर्गत समिती स्थापन करा (जर तुमच्याकडे १० किंवा अधिक कर्मचारी असतील तर) आणि तिचा तपशील कार्यालयात प्रदर्शित करा.
• POSH प्रशिक्षण आणि अहवाल: कर्मचाऱ्यांसाठी कामाच्या ठिकाणी सुरक्षिततेचे नियमित प्रशिक्षण आयोजित करा आणि तुमचा वार्षिक POSH अहवाल सादर करा.
• कामाच्या ठिकाणी सुरक्षितता: आगीपासून संरक्षणाची साधने, प्रथमोपचार किट, स्वच्छ स्वच्छतागृहे आणि पिण्याचे पाणी तयार ठेवा.
• वैधानिक नोंदवह्या: कर्मचारी, उपस्थिती, वेतन, अतिरिक्त कामाचा मोबदला आणि रजा यांच्या दैनंदिन नोंदी अद्ययावत ठेवा.
• सेवा समाप्ती प्रक्रिया: कर्मचारी नोकरी सोडताना, करारातील सूचना कालावधी, योग्य चौकशीचे टप्पे आणि अंतिम तोडगा काढण्याच्या मुदतीचे पालन करा.
• डेटा संरक्षण: कर्मचाऱ्यांच्या वैयक्तिक डेटाचे संरक्षण करा, एचआर फाइल्स कोण पाहू शकेल यावर मर्यादा घाला आणि एचआर सॉफ्टवेअर सुरक्षित ठेवा.
• अनुपालनाची जबाबदारी: कायदेशीर मुदती आणि नियमांमधील बदलांचा मागोवा घेण्यासाठी एका विशिष्ट व्यक्तीला किंवा टीमला नियुक्त करा.

हे सुद्धा वाचा
भारतातील POSH तक्रारी हाताळण्यासंबंधी नियोक्त्यांसाठी मार्गदर्शक सूचना

कामाच्या ठिकाणी लैंगिक छळ

निष्कर्ष

प्रत्येक भारतीय नियोक्त्यासाठी एचआर कायदेशीर अनुपालन हे एक निरंतर कर्तव्य आहे. करार, वेतन, लाभ, POSH आणि कर्मचारी डेटा व्यवस्थापित करण्यासाठी एका स्पष्ट चेकलिस्टचा वापर केल्याने दंड टाळण्यास, वाद कमी करण्यास आणि एक सुरक्षित कार्यस्थळ निर्माण करण्यास मदत होते.

अस्वीकरण: हा ब्लॉग केवळ माहितीसाठी असून तो कायदेशीर सल्ला नाही. विशिष्ट सल्ल्यासाठी कॉर्पोरेट वकिलांशी संपर्क साधावा.